Bagian- Bagian Front Office

Sumber Gambar : Vectorplace.com

Front Office Salah satu  unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor Depan Hotel)
Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.
Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu :  SK: KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam surat keputusan.Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam operasi sebuah hotel.

Baca Juga: Tugas seorang receptionist dan Telephon Operator Section Secara Lengkap

Bagian- Bagian Front Office

• Front office Manager

Front office manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan administrasi kantor depan.

• Assistan front office manager

Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.

• Telephone operator

Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan tamu.

• Reservasi

Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.

• Reception

Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation guest ) maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar ( change room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).

• Front office cashiering

Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka meninggalkan hotel ( check-out ).

•   Uniformend

Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu pindah kamar

( room change) sampai tamu berangkat ( check-out).

• Information service

Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat. 

Fungsi & Peranan Front Office

PERANAN FRONT OFFICE

Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office Departemnt, antara lain :

• Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
• Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
• Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
• Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
• Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
• Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
• Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel.
• Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator),  front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.

 

FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT

• Menjual Akomodasi Hotel
• Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
• Melayani pemesanan kamar
• Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
• Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
• Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
• Menangani fasilitas komunikasi
• Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
• Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
• Melayani penitipan barang-barang berharga
• Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hote

Demikian Penjelasn Tentang Bagian- Bagian Front Office , Fungsi & Peranan Front Office Pada Sebuah Hotel. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa di Share . Terimakasih