Contoh From Lost & Found dan Langkah-langkah Dalam Menerima Laporan Kehilangan Barang Milik Tamu

Image: Ajar.id

PENANGANAN LOST AND FOUND
Penanganan Lost and Found
Tujuan:
Agar barang bawaan tamu yang tertinggal di kamar atau di area hotel dapat terawat dan terjaga dengan baik.

Baca Juga: Pengertian Lost & Found dan Cara Penanganan Lost & Found yang benar

Prosedur dan tanggung jawab room attendant :

1. Menemukan barang di kamar.
2. Melaporkan penemuan barang kepada floor supervisor.
3. Menginformasikan adanya penemuan barang kepada front office.
4. Mengantar barang temuannya ke housekeeping office/order taker.
5. Memeriksa, mencatat barang yang ditemukan pada form yang ada.
6. Memberikan salinan laporan penemuan barang ke room attendant atau penemu.
7. Membungkus barang temuan.
8. Menempelkan form penemuan barang pada bungkusan.
9. Menyimpan barang ke deposit box.
10. Membuat bukti serah terima barang di FOC.
11. Jika barang yang ditemukan adalah barang yang tidak berharga maka housekeeping clerk membungkus barang tersebut.
12. Housekeeping clerk/order taker menempelkan form penemuan barang ke bungkusan.
13. Housekeeping/order taker menyimpan barang di almari Lost and found di Housekeeping.

Catatan
·   Jika ada penemuan di area umum oleh staf hotel atau departemen lain maka barang tersebut segera diberikan ke bagian housekeeping untuk dibuatkan /masukkan dalam daftar lost & found.
·  Jika barang yang ditemukan barang yang cepat rusak misalnya buah-buahan/makanan disimpan selama 24 jam.

Lost And Found Book

No.	Date	Location	Article	Found by	Keep in	Disposed by & date	Remark

                               Lost And Found Will Be Given To Finder Period On “July 2020”

No.	Name	L & F No.	Location	Description	Date	Remarks

Prepared By:                                          Approved by:                                    Agreed by:

Clerk                                                       EHK/AEHK                                  GM/RM/EAM

                                                Lost And Found Has Been Taken By The Guest

L & F No.	Date	Location	Description	Faund by	Taken by guest	Guest name	Remarks

           Approved By:

           EHK/AEHK

LOST AND FOUND RECEIVE

Lost & Found No. : ……………………………………………….................       Date                       : …………………………………………….................…       Location                : ………………………………………………..................       Finder                    : ………………………………………………..................

Items                    : ………………………………………………...................                                      ………………………………………………...................

Checked By :                                                                                         Received By: ..…………........…..                                                                              ....………………….

Catatan : dari spv dicatat di buku harian dan disimpan di gudang Lost and Found

LOST AND FOUND FORM TAG

DATE …………………………………TIME ……………………………........... LOCATION FOUND ………………….…………………………………........... FOUND BY ………………………… TITLE ………………………….............. DESCRIPTION OF ARTICLE ……….. .………………………….……............ ……………………………………………………………………………............ REMARKS: ……………………………………………………………….………………....... ………………………………………………………………………………........

 Langkah-langkah dalam menerima laporan kehilangan barang milik tamu

• Dengarkan apa yang dikatakan tamu.
• Tanyakan pada tamu tentang keterangan/ gambaran rinci dari barang yang hilang.
• Catat permintaan dan rincian tentang barang yang hilang.
• Ambil tindakan segera.
• Laporkan kehilangan pada penyelia/supervisor.
• Cari barang yang hilang.
• Periksa label (tag) yang tertera pada barang yang hilang untuk memastikan kepemilikan yang benar.
• Kembalikan barang yang hilang kepada tamu.
• Catat dan laporkan pengembalian barang.

Penanganan Barang Lost and Found Secara Umum

Prosedurnya adalah sebagai berikut :

• Informasi tentang barang yang hilang atau tertinggal di hotel dicatat dalam order taker log book, jam order taker, nomor kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima order, keterangan
• Petugas order taker akan memeriksa buku lost & found
• Jika barang tidak diketemukan (tidak tercatat dalam buku lost & found), utarakan hal ini kepada tamu dan mohon maaf.
• Untuk meyakinkan harus dilakukan pencarian ulang di area barang tersebut hilang atau tertinggal
• Jika barang yang dinyatakan memang ada (ketentuan) order taker harus bertanya kepada tamu tantang ciri-ciri, lokasi dan tanggal Barang tersebut hilang atau tertinggal di area hotel
• Sebelum menyerahkan barang yang ditemukan, order taker harus menanyakan dan meng copy kartu identitas dari orang yang mengambil barang tersebut.
• Setelah barang diambil oleh pemiliknya, petugas order taker akan memberi catatan dalam buku lost & found bahwa barang sudah diambil oleh pemiliknya.

Cara Resepsionis Menangani Barang Lost & Found di Hotel

*Kalau selain housekeeping yang menemukan, di-keep dahulu oleh departemen yang menemukan selama 24jam dan tetap lapor dulu ke resepsionis.

Untuk menangani situasi lost and found, caranya adalah pertama-tama barang harus diberi label yang berisi keterangan berupa:

• Tanggal ditemukan.
• Nomor kamar – atau lokasi penemuan lain yang sesuai (di koridor, di dalam cucian tamu, dll).
• Lokasi persis penemuan barang di kamar – di bawah kasur, di dalam kamar mandi, dll.
• Deskripsi benda – jelaskan dengan rinci seperti ‘tas pria berwarna cokelat merek Avion’ atau ‘jam tangan wanita merek Seiko berwarna emas dengan tali kulit’.
• Nama orang yang menemukan benda tersebut.
• Tanggal pengembalian – bila barang sudah diserahkan ke pemiliknya.

Setelah itu, jangan lupa catat juga pada log book khusus lost and found ya Ajarian. Selanjutnya Kamu harus mengamankan barang tersebut di kantor housekeeping. Namun bila barang lost and found merupakan barang berharga atau bernilai tinggi, segera laporkan pada Supervisormu karena barang yang dikategorikan berharga akan disimpan pada safe box demi keamanannya.

Umumnya, barang lost & found akan disimpan selama tiga bulan (tergantung barang, F&B 1 minggu, elektronik dan perhiasan 1 tahun, baju dll. 3 bulan). Pada periode tersebut pihak hotel akan berusaha menghubungi sang pemilik barang terutama jika barangnya bernilai tinggi atau bila tamu yang memilikinya adalah tamu reguler/langganan.

Baca Juga: Penangan Layanan Guest Laundry dan Prosedur Menangani Permintaan Tamu Secara Lengkap

Penelusuran yang terkait dengan Cara Penanganan Lost & Found

• standar operasional prosedur lost and found
• jenis barang lost and found di hotel
• cara penanganan lost and damage di hotel
• contoh percakapan lost and found di hotel
• tugas akhir penanganan lost and found
• jelaskan pengertian dari lost and found book
• cara menangani barang bawaan tamu yang hilang
• jangka waktu penyimpanan lost and found