Guest request items atau guest loan items adalah permintaan tamu untuk meminjam suatu barang dari housekeeping karena tamu tidak membawa barang tersebut. Contohnya; iron and iron board, plug adaptor, sajadah atau rukuh, hair drayer gunting, pisau cutter, kursi roda, LCD dan lain sebagainya. Peminjaman barang-barang tersebut diatas tidak dikenai biaya, tetapi harus memenuhi beberapa persyaratan terentu diantaranya:
- batas waktu peminjaman.
- resiko yang harus ditanggung jika barang rusak atau hilang.
- jumlah barang yang diminta.
- dan lain-lain.
Untuk barang-barang tertentu yang benilai tinggi atau perlu perawatan khusus, bagi tamu yang meminjamnya akan dikenai beban atau sewa, misalnya; OHP, Laptop, LCD, Slide dan lain-lain.
Setiap peminjaman barang-barang tersebut harus ditulis pada formulir peminjaman barang (guest loan report) rangkap dua, yang satu untuk tamu yang bersangkutan sedangkan satunya lagi untuk arsip housekeeping. Khusus peminjaman seterika biasanya dibatasi sampai dua jam karena dikihawatirkan akan ada tamu lain yang ingin meminjamnya lagi. Setiap saat order taker dan supervisor akan selalu memonitor keberadaan barang tersebut dan mengingatkan kepada room attendant yang bekerja di seksi tersebut untuk melakukan pengecekan, karena dikhawatirkan akan terbawa oleh tamu yang check out.
- batas waktu peminjaman.
- resiko yang harus ditanggung jika barang rusak atau hilang.
- jumlah barang yang diminta.
- dan lain-lain.
Untuk barang-barang tertentu yang benilai tinggi atau perlu perawatan khusus, bagi tamu yang meminjamnya akan dikenai beban atau sewa, misalnya; OHP, Laptop, LCD, Slide dan lain-lain.
Setiap peminjaman barang-barang tersebut harus ditulis pada formulir peminjaman barang (guest loan report) rangkap dua, yang satu untuk tamu yang bersangkutan sedangkan satunya lagi untuk arsip housekeeping. Khusus peminjaman seterika biasanya dibatasi sampai dua jam karena dikihawatirkan akan ada tamu lain yang ingin meminjamnya lagi. Setiap saat order taker dan supervisor akan selalu memonitor keberadaan barang tersebut dan mengingatkan kepada room attendant yang bekerja di seksi tersebut untuk melakukan pengecekan, karena dikhawatirkan akan terbawa oleh tamu yang check out.
Langkah-langkah Menangani Permintaan Tamu :
- Greeting dan tawarkan bantuan.
- Dengarkan dengan baik dan konfirmasikan permintaan tamu (bila perlu dicatat) untuk menghindari kesalahan
- Beritahukan pada tamu jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut.
- Segera follow up / laksanakan segera permintaan tamu sesuai dengan jangka waktu yang disepakati.
- Laporkan peminjaman ke Housekeeping ( masukkan ke dalam log book & formulir permintaan )
- Identifikasi barang yang diminta
- Memilih barang
- Mengirim barang
- Meletakkan & menata barang jika diperlukan sesuai dengan fungsinya
- Menjelaskan cara penggunaan/ prosedur pemakaian alat sesuai dengan keamanan dan keselamatan kerja.
- Memberitahukan standar batas waktu maksimal pemakaian ( sesuai kesepakatan ) dan akan diambil apabila sudah selesai
- Menawarkan bantuan lain bila diperlukan. Mohon ijin pada tamu apabila sudah selesai melayani permintaan tamu tsb dengan ramah dan sopan.Langkah-langkah tersebut dapat bervariasi sesuai dengan prosedur operasi standar disetiap perusahaan,Apabila barang yang diminta oleh tamu tidak ada atau tidak diperkenankan di kamar, berilah penjelasan agar tamu dapat mengerti dan menerima alasan.Jangan membuat tamu menunggu terlalu lama, Berikan layanan sesuai dengan Standar Operasional Menangani Keperluan Housekeeping.
Permintaan Penggantian Linen
Prosedur penggantian linen:
- Permintaan akan penggantian linen dicatat dalam order taker log book: jam order, nomor kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan.
- Permintaan penggantian llinen segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon.
- Room attendant mengganti linen yang diminta dan mengambil linen kotor.
- Apabila dalam penggantian linen disertai dengan penambahan jumlah linen, hal ini harus dicatat dalam work sheet maupun order taker log book sebagai penambahan barang extra.
- Kehilangan linen di kamar akan dibebankan ke rekening tamu.
Permintaan Tambahan Guest Supplies
Prosedur penambahan guest suples:
- Permintaan akan tambahan guest supplies dicatat dalam order taker log book: jam order, nomor kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan.
- Permintaan penggantian llinen segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon.
- Room attendant akan mengantar guest supplies yang diminta oleh tamu.
- Tambahan guest supplies dicatat dicatat dalam work sheet.
Permintaan Tambahan Extra Bed
Sesuai namanya, extra merupakan ranjang tambahan yang biasanya berujud kasur lipat dengan ukuran single. Ranjang ini disediakan oleh petugas hotel biasanya berdasar permintaan dari sang tamu, dan biasanya dikenai tambahan biaya, sedang ketersediaan tempat tidur ini juga sangat terbatas. Jadi apabila tingkat hunian hotel sedang ramai ataupun penuh (full book), permintaan extra bed ini juga menjadi hal yang tak mudah.
Prosedur penambahan Extra Bed
- Permintaan extra bed akan dilayani setelah ada persetujuan dari bagian front office
- Setelah menerima order, petugas order taker segera menyampaikan order tersebut kepada petugas kama
- Petugas kamar (room attendant) segera menyiapkan extra bed dan dikirim ke kamar yang bersangkutan
- Extra Bed diletakkan sejajar dengan tempat tidur yang ada di kamar yang ada di kamar, atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi kamar
- Penambahan tempat tidur diikuti dengan penambahan jumlah handuk
- Kode status kamar dirubah menjadi O3 (occupied by 3 persons)
- Kode status kamar yang baru dicatat dalam housekeeping report.
- Note: untuk anak dibawah 12 tahun gratis dan status kamar tetap O2 (occupied by 2 persons)
Demikian Penjelasan Tentang Pelayanan Permintaan Tamu (Guest Request Items / Guest Loan Items) Yang Baik. Semoga Bermanfaat dan jangan Lupa di share. Trimakasih
