Pelayanan Room Service Mengangkat Telephone, Teknik Telephone dan Lainnya

Room service

Room service merupakan pelayanan makanan dan minuman di dalam kamar hotel atau tempat akomodasi lain seperti motel atau apartemen.Room service dalam beberapa kepentingan dapat disebut “in-room dining”

Baca Juga: Jenis Laporan, Status Reservasi Dan Formulir Yang Digunakan Di Bagian Reservasi

Pelayanan Room Service

Room Service adalah pelayanan makanan yang diantar langsung kekamar tamu.Standart pelayanan Room Service yaitu:
 

Angkat telepon yang masuk secara cepat tidak melebihi 3 kali berdering dan jawablah dengan sopan.

• Good…(morning, afternoon, evening)
• Room Service…..
• …Speaking
•  May I help you?

1. Catat nomor kamar dari mana panggilan itu datang
2. Setelah mencatat pesanan, order taker harus mengulangi pesanan tersebut dengan cara membacakan nomor kamar, jumlah, jenis makanan yang diinginkan tamu, dan memberikan perkiraan waktu pengantaran.
3. Akhiri pembicaraan dan menanyakan hal lain yang bisa dibantu dan mengucapkam salam
4. Biarkan tamu menutu telepon terlebih dahulu
5. Pindahkan semua pesanan ke captain order dan terdpat 3 copy’an, copy 1(asli) kechasier untuk dibuatkan bill / bon , copy 2 ke kitchen, copy 3 untuk bar.
6. Selama menunggu makanan yang sedang disiapkan oleh dapur, pramusaji akan menyiapkan tray / trolley beserta peralatan makan dan condiment (makanan pendamping contohnya sambal, krupuk dll) sesuai dengan pesana tamu.dan siapakan juga bill atau bonnya untuk ditagihkan pada tamu.
7. Setelah semuanya siap, pramusaji kemudian mengirimkan pesanan kekamar tamu. Sebelum memasuki kamar tamu, pramusaji harus mengetuk pintu sebanyak 3 kali dan menyebutkan “Room Service “.
8. Setelah masuk kekamar dan meletakkan makanan ditempat yang diinginkan oleh tamu, lalu serahkan bill kepada tamu dan tawarkan pembyaran kepada tamu secara cash atanu ditandatangani untuk di-charge dikamar.
9. Pada waktu akan meninggalkan kamar,jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih dan selamat menikmati hidangan, kemudian menutup kembali pintu kamar tamu.

 Teknik menelepon

Hampir semua permintaan room service diberikan melalui telepon. Karena itu, telepon merupakan titik kontak pertama bagi staf room service. Teknik menelepon yang baik berperan sangat vital dalam menciptakan segala sesuatu yang sangat penting untuk kesan pertama yang menguntungkan.Seseorang yang menjawab telepon harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai menu dan profesional dalam sopan-santun menelepon.

Sopan santun menelepon

Cara yang baik dalam menelepon meliputi:

• jawab dengan cepat dan tepat
• konsentrasi pada pembicaraan
• berbicara dengan menyenangkan
• berbicara dengan jelas
• berbicara langsung kepada tujuan
• berbicara tidak tergesa-gesa
• bersikap menolong
• menyapa setiap tamu dengan namanya
• meminta maaf untuk kesalahan dan keterlambatan
• mengucapkan terima kasih sebelum mengucapkan selamat tinggal.

Cara mencari nama tamu:

1.  Sistem komputer
2. Daftar cetakan kamar
3. Meminta keterangan dari front office
4. Bertanya langsung.

Tujuan pengulangan pesanan adalah:

• melakukan konfirmasi order tamu
• mencegah kesalahan
• menyarankan tambahan atas barang-barang yang telah dipesan.

Manfaat penjualan yang disarankan:

• untuk tamu
• organisasi
• karyawan.

Urutan dan prosedur mengumpulkan barang – barang makanan dan minuman
Nampan dan trolley harus diperiksa demi kebersihan, tata letak dan pengambilan peralatan yang tepat, sebelum mengumpulkan barang-barang makanan dan minuman.
Kumpulkan yang dingin sebelum yang panas dan pastikan bahwa barang pelengkap telah dikumpulkan secara tepat dengan setiap barang inti.
Barang-barang makanan dan minuman harus diperiksa dengan memperhatikan secara terperinci, seperti:

• suhu makanan dan minuman
• ukuran porsi
• penampilan sesuai standar resep
• perincian wine, termasuk tahun pembuatan.

   Suhu makanan dan minuman harus dipertahankan sama sejak waktu dikumpulkan sampai dengan waktu disajikan kepada tamu.Penutup piring yang dapat mempertahankan panas makanan dan box panas sebaiknya digunakan untuk menjaga makanan pada suhu tepat.Kumpulkan rekening/bon dan pastikan sesuai dengan order yang diterima.Bila semua barang telah diperiksa (peralatan pelayanan, makanan dan minuman sesuai order dan rekening) semua harus segera dibawa ke kamar tamu.
Memasuki kamar tamuMenghormati privasi tamu merupakan pertimbangan utama pada saat memasuki kamar tamu.Barangkali diperlukan prosedur khusus untuk ini, tetapi hal-hal berikut merupakan yang sering dilakukan:

1. Mendekati kamar dengan tenang
2.  Ketuk kamar dengan sopan dan ucapkan “Room Service” secara jelas dan penuh kepercayaan. Ingat bahwa suara anda harus menembus pintu yang tertutup
3. Dengarkan jawaban tamu dan lakukan reaksi yang sesuai; menunggu di luar atau masuk ke dalam kamar. Bila tidak ada jawaban, ketuk dan ucapkan kembali “room service”. Jangan masuk sebelum tamu membukakan pintu atau anda diminta masuk.
4. Bila anda telah masuk, sapa tamu dengan menyebut namanya, misalnya: “Good morning Mr. Jones, Here is your breakfast” atau kata-kata lain yang diperlukan

Prosedur penyajian rekening room service

Biaya akan dibayar oleh tamu dengan cara:

• Tanda tangan di dalam tagihan.
• Pembayaran tunai:
• transaksi akan dilakukan setelah pelayan menyajikan makanan di kamar tamu
• agihan akan di simpan dalam bill holder untuk pembayaran tunai.

Membersihkan trolley dan nampan room service

Nampan dan trolley biasanya ditempatkan di luar kamar oleh tamu. Merupakan suatu hal yang sangat penting bahwa nampan dan trolley tersebut harus bersih dan tidak kotor, serta memberikan kesan berantakan pada lantai atau lorong, yang dapat memberikan kesan kurang baik.
Pengambil order room service biasanya akan menjadi orang yang bertanggung jawab untuk pengawasan prosedur pelayanan setiap lantai dan mengarahkan staf untuk membersihkan kamar dan lantai.
Menurut prosedur, pengambil order room service mencatat informasi berikut pada kertas acara atau daftar periksa, untuk memastikan adanya pengawasan yang efektif dan efisien:

•   tanggal
• nomor kamar
• apakah nampan dan trolley telah diambil
• waktu pengambilan order
• waktu pengiriman
• petugas yang mengirimkan waktu membersihkan

Baca Juga: Jenis Harga Kamar Dan Metode Pembayarannya di Hotel Secara Lengkap

Lantai harus dibersihkan dengan cepat dan tenang, serta selama mengerjakan hal tersebut staf harus memperhatikan bahwa peralatan disimpan pada tempat yang tepat dan dipindahkan secara aman.
Nampan dan trolley harus dibersihkan dan dibuat aman serta higienis sesuai dengan standar yang berlaku. Hal ini termasuk prosedur untuk:

• penumpukan peralatan
• linen kotor
• menyimpan barang-barang yang dapat digunakan.