 |
| Image: Ajar.id |
Lost item adalah barang-barang yang dilaporkan tamu sebagai benda hilang, bisa karena tertinggal di kamar, tamu lupa meletakkannya, atau dicuri. Sementara found item merupakan barang-barang yang ditemukan oleh staf/tamu dan diserahkan ke pihak pengelola venue tersebut.
Barang-barang yang diketemukan (Lost & Found Item)
Semua barang-barang Tamu yang tertinggal dan diketemukan oleh Karyawan / ti atau Tamu lain dilingkungan Hotel harus disimpan oleh bagian Lost & Found Housekeeping Department dengan ketentuan sebagai berikut :
Semua barang-barang Tamu yang tertinggal dan diketemukan oleh Karyawan / ti atau Tamu lain dilingkungan Hotel harus disimpan oleh bagian Lost & Found Housekeeping Department dengan ketentuan sebagai berikut :
- Semua jenis barang yang diketemukan oleh Karyawan/ ti atau Tamu lain harus segera dilaporkan dan diserahkan ke Housekeeping Department kemudian dicatat pada Lost & Found Book dan dibuatkan Lost & Found Slip. Barang Lost & Found disimpan ditempat penyimpanan yang khusus untuk keperluan ini.
- Apabila barang temuan tersebut menyangkut perkara hukum dan atau barang-barang yang mencurigakan, maka segera harus dilaporkan dan diserahkan ke Security guna dilakukan penyidikan dan penyelidikan lebih lanjut.
Petugas Housekeeping akan mencatat pada Lost & Found Book atau Slip dengan kelengkapan :
- Nomor urut
- Tanggal dan waktu diketemukan
- Tempat / lokasi diketemukan
- Jenis barang
- Nama Tamu, Alamat, Perusahaan
- Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut
- Petugas yang menerima
- Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan yang menerima barang temuan tersebut.
Housekeeping Department membukukan semua barang-barang yang diketemukan dan dilaporkan secara rutin setiap bulan kepada General Manager dan Controller serta Chief Security dengan rincian sebagai berikut :
- Nomor urut
- Tanggal dan waktu diketemukan
- Tempat / lokasi diketemukan
- Jenis barang
- Nama Tamu, alamat, Perusahaan
- Nama Karyawan / ti yang menemukan barang tersebut
- Petugas yang menerima
- Daftar perkiraan nilai
- Tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan menerima barang temuan tersebut.
- Tempat penyimpanan barang (misal : Lost & Found – HK Office, Safe Deposit Box)
Untuk barang-barang yang berharga seperti : emas, berlian, uang dan sebagainya akan disimpan di Safe Deposit Box – Front Office Department dalam suatu amplop tertutup dan diketahui / disaksikan oleh : General Manager, Controller, Executive Housekeeper dan Chief Security. Kunci Safe Deposit tersebut disimpan oleh Controller dalam Safe Deposit yang berada di Accounting Department.
Cara Penanganan Lost & Found yang benar
Tujuan dari penanganan lost & Found adalah : Agar barang bawaan tamu yang tertinggal di kamar atau di area hotel dapat terawat dan terjaga dengan baik.
Prosedur dan tanggung jawab room attendant :
Prosedur dan tanggung jawab room attendant :
- Menemukan barang di kamar.
- Melaporkan penemuan barang kepada floor supervisor.
- Menginformasikan adanya penemuan barang kepada front office.
- Mengantar barang temuannya ke housekeeping office/order taker.
- Memeriksa, mencatat barang yang ditemukan pada form yang ada.
- Memberikan salinan laporan penemuan barang ke room attendant atau penemu.
- Membungkus barang temuan.
- Menempelkan form penemuan barang pada bungkusan.
- Menyimpan barang ke deposit box. ( Untuk Barang yang berharga contoh Hp dan jam tangan)
- Membuat surat bukti serah terima barang
- kemudian mencatat di lost & found book ( Biasa jika hotel berbintang 4 ke atas mereka mencatatkan lost & found ke sistem juga )
- Jika barang yang ditemukan adalah barang yang tidak berharga maka Order taker membungkus barang tersebut dan menyimpan nya di lemari (Contoh Baju celana dll).
Catatan
- Jika ada penemuan di area umum oleh staf hotel atau departemen lain maka barang tersebut segera diberikan ke bagian housekeeping untuk dibuatkan /masukkan dalam daftar lost & found. (biasanya penyimpanan 1 tahun)
- Jika barang yang ditemukan barang yang cepat rusak misalnya buah-buahan/makanan disimpan selama 24 jam.
Barang-barang akan disimpan menurut besar kecilnya nilai barang dengan ketentuan sebagai berikut :
- Untuk barang-barang berharga seperti ( perhiasan, uang, peralatan lektronik, kamera dan sebagainya) akan disimpan dengan masa sedikitnya 6 (enam) bulan sampai dengan 1 (satu) tahun.
- Barang-barang lain yang di kategorikan kurang berharga serta barang konsumtif yang tidak dapat disimpan lama akan disimpan paling lama maksimum 3 (tiga) bulan dan sedikitnya 3 (tiga) hari.
Selama dalam penyimpanan Manajemen, dalam hal ini Executive Housekeeper akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui bahwa barang tersebut
Selama dalam penyimpanan Manajemen, dalam hal ini Management akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui bahwa barang tersebut dirasakan berharga.Dan batasnya selama 6 bulan.
Apabila hingga batas waktu penyimpanan berakhir dan barang tersebut belum juga ada yang klaim / mengambil / mengakui barang tersebut, maka barang tersebut akan diperlakukan sebagai berikut :
- Barang – barang berharga menjadi milik Perusahaan atau dilelang untuk keperluan perusahaan dan kepada penemu akan diberikan hadiah atau penghargaan yang wajar.
- Hasil lelang dari barang tersebut akan dicatat sebagai Other Income Hotel.
- Barang-barang yang dianggap kurang berharga atau tidak dapat disimpan lama akan dibagiakan kepada si penemu barang tersebut.
Terhadap barang-barang tertentu sebagaimana dimaksud dalam point 8 diatas terhadap barang-barang yang dikategorikan barang berharga dan ternyata setelah diadakan pelelangan ternyata tidak laku terjual secara lelang, maka sesuai dengan pertimbangan tertentu dari Manajemen, maka barang tersebut dapat diberikan kepada si penemu atau diberikan / disumbangkan kepada yayasan yatim piatu / fakir miskin.
Dalam waktu - waktu tertentu, Management akan mengusulkan pengeluaran barang-barang untuk dilelang atau diberikan kepada penemu sesuai dengan ketentuan point 6 (enam). Barang-barang hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas persetujuan Manajemen berdasarkan pengisian formulir, dengan rincian sebagai berikut :
- Nama barang
- Nomor urut dalam Lost & Found book / slip
- Tanggal/ bulan / tahun
- Alasan pengeluaran barang
- Tanda tangan Manajemen sebagai tanda pengajuan yang terdiri atas : Manager,Management
Barang-barang yang membahayakan dan mudah terbakar akan disimpan ditempat tersendiri serta memperhatikan tempat penyimpanannya.
Cara Resepsionis Menangani Barang Lost & Found di Hotel
*Kalau selain housekeeping yang menemukan, di-keep dahulu oleh departemen yang menemukan selama 24jam dan tetap lapor dulu ke resepsionis.
Untuk menangani situasi lost and found, caranya adalah pertama-tama barang harus diberi label yang berisi keterangan berupa:
- Tanggal ditemukan.
- Nomor kamar – atau lokasi penemuan lain yang sesuai (di koridor, di dalam cucian tamu, dll).
- Lokasi persis penemuan barang di kamar – di bawah kasur, di dalam kamar mandi, dll.
- Deskripsi benda – jelaskan dengan rinci seperti ‘tas pria berwarna cokelat merek Avion’ atau ‘jam tangan wanita merek Seiko berwarna emas dengan tali kulit’.
- Nama orang yang menemukan benda tersebut.
- Tanggal pengembalian – bila barang sudah diserahkan ke pemiliknya.
Setelah itu, jangan lupa catat juga pada log book khusus lost and found ya Ajarian. Selanjutnya Kamu harus mengamankan barang tersebut di kantor housekeeping. Namun bila barang lost and found merupakan
barang berharga atau bernilai tinggi, segera laporkan pada Supervisormu
karena barang yang dikategorikan berharga akan disimpan pada safe box demi keamanannya.
Umumnya, barang lost & found akan disimpan selama tiga bulan (tergantung barang, F&B 1
minggu, elektronik dan perhiasan 1 tahun, baju dll. 3 bulan). Pada
periode tersebut pihak hotel akan berusaha menghubungi sang pemilik
barang terutama jika barangnya bernilai tinggi atau bila tamu yang
memilikinya adalah tamu reguler/langganan.
Demikian Penjelasan Tentang Pengertian Lost & Found dan Cara Penanganan Lost & Found yang benar. Semoga Bermanfaat dan jangan Lupa di Share. Trimakasih
Penelusuran yang terkait dengan lost and found hotel adalah
- contoh percakapan lost and found di hotel
- kategori lost and found hotel
- standar operasional prosedur lost and found
- jangka waktu penyimpanan lost and found
- skripsi lost and found
- jelaskan pengertian dari lost and found book
- tugas akhir penanganan lost and found
- cara penanganan lost and damage di hotel
