Peralatan Dan Formulir Yang Di Gunakan Di Hotel Secara Lengkap

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggihsistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis

1. Front office counter - Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.
2. Room rack/rak status kamar -  Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar. Room rack ini disusun berdasarkan no kamar dan lantai kamar. Untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehingga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service), atau ONL (Occupied No Luggage).
3. Information rack - Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in, maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata graha.
4. Reservation rack/rak pemesanan kamar - Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi. Rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip. Penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap di hotel serta jenis tamu.
5. Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat - Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuktamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

Baca Juga: Prosedur penerimaan tamu walk-in Guest Tamu Personal, Tamu Rombongan, Tamu VIP

Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

• Komputer

Di zaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis.  Kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama, dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel computer yang digunakan banyak jenisnya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial, Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

• Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukungnya. Rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

• Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu, seperti passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitaspenyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap di hotel. Apabila tidak menginap di hotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya juga tersedia di dalam kamar.

• Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan
tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

• Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan dibaca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini.

• Telephon

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalamhal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

• Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan di hotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

• Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci
kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya
kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang
berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukkan kunci yang
dititipkan.

• PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon. Alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

• Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak. Ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

• Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar. Cara penggunaan alat ini dengan memasukkan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya. Alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang. Jenis kunci yang dipergunakannya adalah kunci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali untuk tamu yang berbeda.

• Credit card imprinter

Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit, seperti nama tamu, nomor kartu, dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini. Namun, alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

• EDC (Electronic Data Capture) machine

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank, bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui, maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

Formulir Yang di Gunakan Pada Kantor Depan

Penggunakan formulir di bagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel. Namun, kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda. Ada formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan di hotel lainnya. Dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:

1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17.  Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history car
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show listCancellation list
30. Group rooming list
31. Courtessy call list
32. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
33. Incognito/Full Incognito Forms
34. Fruit/Flower Requisition Form
35. Guest Birthday Form
36. Towels Form (for Swimming Pool
37. Taxi Card

Baca Juga: Contoh From Lost & Found dan Langkah-langkah Dalam Menerima Laporan Kehilangan Barang Milik Tamu

Penelusuran yang terkait dengan Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel

• peralatan front office beserta fungsinya
• room rack front office
• peralatan yang ada di resepsionis
• expected arrival list dibuat sehari sebelum kedatangan tamu daftar ini dibuat oleh
• reservation rack
• formulir yang dipersiapkan pada saat kedatangan tamu penting disebut
• formulir front office dan pengertiannya
• gambar front office counter
• Mengenal Peralatan Kerja di Font Office