Alur Penanganan peminjaman barang yang gratis :
- Tamu menelpon ke HK order taker.
- OT mengidentifikasi permintaan tamu dan mencatat nya di Log Book.
- OT menyiapkan barang dan menyiapkan Micellaneus Charger ( Form peminjaman barang)
- Petugas HK mengirimkan barang tersebut.
- Setelah barang di terima tamu, petugas HK memberikan Form MC Ke tamu untuk di tanda tangani , kemudian 1 lembar form MC di berikan ke tamu
- petugas HK memberikan Form ke 2 ke pada FO Cashier dan yang ke form ke 3 untuk HK arsif
- Selesai.
Baca Juga: Hubungan Departemen Lain di Perhotelan Menurut Bagyono Dan Ludfi Orbani
Standard Keamanan Dan Keselamatan Kerja Dalam Melayani Permintaan Tamu
Beberapa standar keamanan dan keselamatan kerja yang perlu diperhatikan oleh petugas dalam melayani permintaan tamu :- Pemilihan kualitas/identifikasi barang yang akan dipinjam oleh tamu, mengenai kondisi dari barang tersebut dalam keadaan layak pakai. Sehingga pada saat digunakan oleh tamu, tidak akan terjadi kemungkinan kecelakaan kerja atau hal-hal lain yang merugikan pemakai/ pengguna dan hotel.
- Perhatikan cara/petunjuk penggunaan peralatan yang tercantum pada badan alat tersebut / brosur.
- Perhatikan cara pengaturan dan peletakkan barang di kamar tamu, sehingga tidak mengganggu lalu lintas dan kenyamanan tamu
- Jangan lupa untuk memperhatikan batas waktu pemakaian yang telah disepakati, agar kualitas barang tetap terjaga kualitasnya dan untuk menghindari kelalaian pemakaian yang mengakibatkan kecelakaan kerja.
- Penggunaan perangkat pelindung yang mendukung keselamatan pengguna, seperti alas kaki, sarung tangan karet, masker pelindung debu, alas kain, atau bahan luar yang melekat pada peralatan yang mengandung penghantar listrik tidak berbahaya pada saat pemakaian (contoh : seterika).
Langkah-Langkah Menangani Permintaan Tamu.
- Greeting sesuai waktu dan tawarkan bantuan.
- Dengarkan baik-baik dan konfirmasikan permintaan tamu, bila perlu catat untuk menghindari kesalahan.
- Beritahukan kepada tamu mengenai ketentuan jangka waktu peminjaman perlatan.
- Segera follow up atau laksanakan permintaan tamu sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.
- Laporkan peminjaman peralatan ke housekeeping, masukkan kedalam formulir (guest loan items).
- Identifikasi barang yang diminta.
- Melakukan pemilihan barang.
- Pengiriman barang.
- Meletakkan dan menata barang jika diperlukan sesuai dengan fungsinya.
- Menjelaskan mengenai cara mempergunakan atau prosedur pemakaian alat sesuai dengan keamanan dan keselamatan kerja.
- Memberitahukan mengenai standard batas waktu maksimal pemakaian peralatan sesuai kesepakatan, dan akan diambil apabila batas waktu maksimal pemakaian alat sesuai dengan kesepakatan dan akan diambil apabila sudah selesai.
- Menawarkan bantuan lain jika diperlukan.
- Mintalah ijin pada tamu untuk mohon diri jika sudah selesai melayani permintaan tamu denganramah dan sopan.
Langkah-langkah tersebut sangat bervariasi sesuai dengan prosedur operasional perusahaan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memberikan layanan housekeeping diantaranya:- Apabila terdapat barang yang ingin dipinjam tamu tidak tersedia atau tidak diperbolehkan dipinjam ke kamar, berilah penjelasan agar tamu dapat mengerti mengerti dan menerima alasan.
- Jangan membuat tamu menunggu terlalu lama.
- Berikan layanan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
- Menangani Keperluan Housekeeping
Jenis layanan lain yang disediakan oleh housekeeping untuk memenuhi permintaan tamu hanya meliputi jenis barang dan jasa. Jenis pelayanan lain yang disediakan oleh housekeeping untuk memenuhi permintaan tamu diakmar hotel yang belum tentu dapat memenuhi seluruh keperluan tamu. Oleh sebab itu hotel dirasa perlu menyediakan keperluan tambahan untuk mengantisipasi kebutuhan tamu. Selain peralatan yang memadai, juga diperlukan kemampuan room attendant yang memiliki sikap, pengetahuan dan ketrampilan yang baik. Berikut ada beberapa hal yang harus diketahui dan dipelajari oleh petugas:
Cara menangani permintaan
Didalam memberikan layanan tambahan kepada tamu petugas dituntut mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu, sehingga petugas housekeeping harus memiliki sikap profesional dalam menangani tamu.Dalam memberikan pelayanan yang memuaskan dan menciptakan keakraban antara pihak hotel dengan tamu melalui memberikan layanan tambahan dengan selalu mengingat dan menyebut nama tamu agar tamu merasa penting dan dianggap keluarga sendiri.
TIPS
Dengan memperhatikan beberapa standar keamanan dan keselamatan kerja diatas, diharapkan akan dapat menghindari/memperkecil kecelakaan kerja baik bagi tamu maupun karyawan.Informasikan standar keselamatan dan keamanan kerja tersebut pada setiap melakukan pelayanan permintaan tamu, agar tamu merasa puas, sehingga dapat menghindari komplain oleh tamu.
Contoh Guest Item Loan yang tanpa tambahan biaya :
- Setrika / Iron
- Papan Setrika / Iron Board
- adaptor / charger
- electric jack
- Hair dryer
- Praying Mat/ sajadah
- Mukenah
- Gunting / Pisau
Contoh Guest Item Loan yang dengan tambahan Biaya
- Extra Bed
- Baby coat
- laptop
- wheel chair
- Infokus / Lcd
- Slide / Screen
Barang yang dipinjamkan bisa tanpa dikenakan biaya maupun
disertai biaya tambahan, tergantung dari kebijakan hotel masing-masing.
Untuk dapat meminjamkan barang inventaris hotel, Kamu perlu mengikuti
prosedur di bawah ini:
- Catat barang yang dipinjamkan, hal ini agar Kamu bisa melacak peminjaman yang berlangsung dan mengetahui jika ada barang yang belum dikembalikan.
- Berikan barang yang diminta tamu sesuai waktu yang Kamu janjikan, jangan menunda-nunda hingga membuat tamu menunggu terlalu lama ya.
- Mintalah tanda tangan tamu yang meminjam jika peminjaman tersebut dikenakan biaya atau barang yang dipinjam terhitung mahal/berharga.
- Bila ada biaya tambahan atas peminjaman barang, catat dan informasikan ke staf Front Office.
- Pastikan selalu bahwa barang pinjaman telah dikembalikan dan ditaruh pada tempatnya semula.
Tamu yang ingin meminjam barang biasanya menghubungi Housekeeping atau Front Office,
maka pastikan Kamu memahami prosedur peminjaman yang berlaku di hotel.
Ketahui juga lokasi barang-barang yang bisa dipinjamkan, agar Kamu tidak
kebingungan saat membutuhkannya. Kalau ternyata barang yang tamu minta
tidak tersedia, sampaikan maaf dan jelaskan dengan baik.
Penelusuran yang terkait dengan barang yang di pinjam tamu
- prosedur pengambilan barang yang dipinjam oleh tamu
- tuliskan prosedur pengambilan perlengkapan yang dipinjam oleh tamu
- jelaskan prosedur pengambilan barang yang dipinjam tamu
- soal layanan housekeeping
- jelaskan beberapa cara penanganan lost and found
- prosedur penanganan order taker
- contoh guest loan item without additional charge
- jelaskan langkah-langkah menangani permintaan tamu
