Pemesanan Kamar Hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu hotel untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan datang.
Klasifikasi reservasi
- Individual Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).
- Group/ Tour Reservation - Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discount Rates/ Group Rates).
- Conference Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).
Macam-macam reservasi
Guaranteed Reservation
Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :
Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :
- Pre-payment Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of arrival).
- Credit Card adalah Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit.
- Advance Deposit Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
- Contractual Agreement (Corporate) Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan.
- Travel Agent Merupakan Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan.
Non-guaranteed Reservation
Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.
Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.
Alat, media, metode atau cara reservasi
Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam melakukan pemesanan kamar antara lain :
- Telephone
- Letter
- Facsimile
- E-mail (Hotel Web Site)
- Computer Terminal
- Personal
Sumber pemesanan kamar.
- In Person (Direct Reservations)
- Airline
- Travel Agent (Agencies)
- Company/ Corporate
- Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)
Sistem penanganan reservasi
1.Manual System (Penanganan Reservasi Dengan Cara Manual)
- Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)
- Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.
2. Computerized Reservation System (Penanganan Reservasi Dengan Sistem Komputer)
Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.
Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.
Penanganan Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show
1.Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :
- Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat
- Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap
2.Cancellation of Reservation
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.
3.No-Show (DNA: Do Not Arrival)
Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya:
Jenis-jenis laporan bagian reservasi
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (Ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.
- Reservation Transaction Report - Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
- Expected Arrival and Expected Departure List - Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
- Room Availability Report - Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual.
- Group Status Report - Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
- Special Arrival List - Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
- Turn-away Report - Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)
- Revenue Forecast Report - Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang akan datang.
- Reservation Histories - Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understays
Baca Juga: Restoran dan Room service : Peralatan , Cara Pelayanan dan Jenis - Jenisnya Secara Lengkap
Contoh Percakapan Reservasi di Hotel
Conversation I
Receptionist: Good morning. Welcome to Osland Hotel. (Selamat pagi. Selamat datang di Osland Hotel)
Client: Good morning. I would like to make a reservation for next weekend. Do you have any vacancies? (Pagi. Saya ingin memesan kamar untuk akhir pekan depan. Apakah kalian ada kamar kosong?)
Receptionist: Yes, we still have several rooms available for that. Let me know, is it the 15th? (Ya, kami masih ada beberapa kamar pada waktu tersebut. Boleh tahu, benar untuk tanggal 15?)
Client: Correct. (Benar)
Receptionist: How long will you be staying? (Berapa lama anda akan menginap?)
Clients: Two days. (Dua hari)
Receptionist: How many people is the reservation for? (Untuk berapa orang reservasinya?)
Client: Just one person. (Untuk satu orang saja)
Receptionist: The room is three hundred and fifty dollars per night. And what name will the reservation be listed under? (Harga kamarnya 350 dollar untuk satu malam. Atas nama siapa reservasinya?)
Client: Eric Adams
Receptionist: Is there a phone number where you can be contacted? (Adakah nomor yang bisa dihubungi?)
Client: The number is 18008143 (Nomornya 18008143)
Receptionist: Great. Now I’ll need your credit card information to reserve the room. What type of card is it? (Baik. Sekarang saya butuh informasi kartu kredit anda untuk pemesanan kamarnya. Apa jenis kartunya?)
Client: I’ll use cash. (Saya pakai uang tunai)
Receptionist: Alright, sir, your
reservation has been made for the fifteenth of March. Check-in is at 2
o’clock. Please do not hesitate to call us if you need any information. (Baik,
pak. Reservasi anda telah dibuat untuk tanggal 15 Maret. Silahkan
check-in pada pukul 2. Jangan ragu untuk menghubungi kami bila anda
membutuhkan informasi)
Client: Okay, thank you so much. (Baik, terima kasih banyak)
Receptionist: My pleasure. We’ll see you next week. Have a nice day. (Dengan senang hati. Sampai jumpa minggu depan. Semoga hari anda baik)
Conversation II
Receptionist: Good afternoon, Sir. Welcome to Watson Hotel. (Selamat siang Pak. Selamat datang di hotel Highland).
Client: Hi, good afternoon. I’d like to book a room for March 15th. Do you have any vacancies? (Saya ingin memesan kamar untuk tanggal 15 Maret. Apakah anda memiliki kamar kosong?).
Receptionist: Let me check it for you. Please wait a moment. (Akan saya cek dulu. Mohon tunggu sebentar)
Client: Okay (Baik)
Receptionist: Yes sir, there are several rooms available for that day. How long will you be staying? (Ya Pak, ada beberapa kamar yang tersedia pada hari tersebut. Berapa lama anda akan menginap?)
Client: I will be staying for 3 days. (Saya akan menginap selama 3 hari)
Receptionist: And how many people is the reservation for? (Untuk berapa orang reservasinya?)
Client: There will only be two of us. What’s the rate for the room? (Ada dua orang. Berapa harga kamarnya?)
Receptionist: Five hundred dollars per night, sir. (Lima ratus dollar untuk satu malam, pak)
Client: Is that your best rate? We won’t be at hotel much. (Apakah itu harga terbaiknya? Kami tidak akan banyak berada di hotel)
Receptionist: That’s the price of a
room with a view of the ocean, and with twin beds. Would you like
another type of room? We still have one on the lower floor, the rate is
300 hundred dollars. (Itu harga kamar dengan pemandangan laut, dan
dengan dua kasur. Apakah Anda mau tipe kamar lain? Kami ada satu di
lantai bawah, harganya 300 dollar)
Client: I’ll take that. And I’d like a double bed, please. (Yang itu saja. Dan saya mau tempat tidur double)
Receptionist: Yes, sir. Could you please fill in this form? And may I have your credit card please? (Ya, pak. Bisakah anda mengisi formulir ini? Dan boleh saya lihat kartu kredit anda?)
Client : Sure. Here it is. (Tentu. Ini)
Penelusuran yang terkait dengan reservation hotel adalah
- sumber reservasi
- tugas dan tanggung jawab reservasi
- reservation diary adalah
- status reservasi
- mengapa reservasi sangat penting bagi tamu hotel
- denying of reservation adalah
- perbedaan reservasi dan booking
- ruang lingkup reservasi
