Room Service : Bagian Room Service, Peralatan-Peralatan, Tahapan Komunikasi, dan Set Up Tray

Room Service adalah bagian F&B Service yang menyediakan pelayanan makanan dan minuman di dalam kamar.
Perbedaan pelayanan di restaurant dengan Room Service adalah:

1. Di restaurant guest (tamu) dapat memesan langsung dengan waitres tapi, dalam room service guest (tamu) hanya memesan makanan dan minuman melalui telepon saja.
2. Di restaurant menu makanan lebih bervariasi namun, di room service untuk pilihan menu cenderung sedikit.
3. Pelayanan di restaurant tergantung dari buka/tutupnya restaurant tetapi, untuk bagian room service pelayanannya buka selama 24 jam.
4. Di restaurant tamu yang datang untuk makan sementara, di room service server yang akan datang ke kamar dengan membawa makanan dan minuman yang telah dipesan.

Baca Juga: Pengertian Banquet Meliputi Uraian Penyelenggaraan Banquet, Tugas dan Tanggung Jawab Banquet

Dalam bagian room service terbagi menjadi beberapa tahapan jabatan beserta dengan tugas-tugasnya, antara lain:

Room Service Manager

• Bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya operasi di room service.
• Membuat rencana dan jadwal kerja untuk bawahannya, mengingat operasi room service yang selama 24 jam.
• Mengawasi pelaksanaannya.
• Bertanggung jawab atas seluruh keperluan bawahan seperti peningkatan pengetahuan dan keterampilan, serta appearance bawahannya.
• Bertanggung jawab kepada F&B manager.

Room Service Captain

• Bertugas memeriksa kehadiran dan appearance waiters, menyediakan segala sesuatu untuk service serta mengawasi persiapan dan service yang akan dilaksanakan.
• Captain bertugas sebagai quality control dengan memeriksa ketepatan dan mutu pesanan yangakan dikirim kekamar tamu.
• Captain bertugas membuat laporan pertanggungjawaban kepada room service manager.

Room Service Order Taker

Room service order taker mempunyai peranan yang penting dalam operasi room service. Order taker bertugas dalam menerima dan mencatat pesanan makanan dan minuman tamu terutama melalui telepon. Karena berhubungan langsung dengan tamu, maka seorang order taker haruslah orang yang mempunyai kemampuan komunikasi bagus, sopan, serta memiliki pengetahuan yang luas tentang menu. Seorang order taker harus mencatat semua pesanan tamusecara tepat dan benar untuk selanjutnya diserahkan kepada waiters.

Room Service Waiters

Bertugas untuk menyiapkan segala peralatan dan keperluan untuk service sertamenyiapkan nampan dan trolley. Tugas pokok room service adalah untuk menyajikan makanandan minuman dikamar tamu, termasuk menyiapkan pesanan tamu, melayani tamu, danmelakukan clear up kamar tamu serta menyampaikan tagihan pelayanan kamar (bill).

Peralatan-Peralatan yang Digunakan Room Service

Ruang Kantor Room Service

• Telephone
• Denah kamar
• Kertas dan pulpen
• Rak
• Bill

Kamar Tamu

• Telephone
• Daftar menu
• Door knob menu
• Mini bar
• Pulpen

Operasional Room Service

• Telephone
• Dnor knob menu
• Daftar menu
• Slip order

Peralatan Hidang

• Table acesoris
• Chinaware       = macam-macam plate, soup cup and saucer
• Tableware        = mengacu pada semua jenis sendok dan garpu
• Glassware        = water goblet, red wine glass, white wine glass
• Lenan              = table cloth, slip cloth, serbet tamu (goest napkin
• Baki/tray
• Built in rechaud (alat pemanas)
• Cover food

Peralatan Khusus

• Meja dorong dan meja lipat (rolling tables and folding tables) adalah suatu meja khusus yang memiliki roda pada keempat kakinya sehingga memudahkan untuk didorong.
• Room service electric car adalah sebuah kendaraan khusus yang diciptakan sedemikian rupa untuk membawa makanan ke kamar- kamar tamu di resort.
• Plastik pembungkus (plastic wrap) adalah plastik tipis bening yang  dipergunajan untuk menutupi pesanan khususnya makanan dingin.
• Thermos digunakan untuk diisi air panas/dingin berdasarkan permintaan tamu untuk keperluan di dalam kamarnya.

Cara Pemesan Room Service Melalui Telepon:

 Etika Berbicara/Komunikasi Room Service Melalui Telepon

• Cepat - Dering pesawat telephone sebaiknya tidak lebih dari 3 kali dan yang paling baik adalah menjawab panggilan telephone sesegera setelah dering pertama berhenti.
• Tepat - Jawaban paggilan telephone secara tepat dengan mengatakan “Selamat pagi / selamat siang / pelayanan kekamar/ room service…..”.
• Konsentrasi - Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak terjadi kesalahan. Tamu tidak mau tau apakah kita sedang sibuk atau tidak, karena telephonya sangat penting. Cara yang terbaik adalah pusatkan perhatian pada pembicara/tamu, janganlah menjawab sambil berbicara dengan teman pada waktu melaksanakan tugas.
• Terang dan Jelas
• Tenang - Jangan berbicara terlalu cepat sebab ada kemungkinan keseleo lidah. Selain itu kalau berbicara terlalu cepat tamu akan merasa seakan–akan diburu–buru dan hal ini merupakan sesuatu yang tidak menyenangkan buat tamu.
• Jarak - Perhitungan jarak antara mulut  dengan transmitter yang terdapat ada gagang telephone. Terlalu dekat akan menyusahkan kita dalam berbicara, sedang jarak yang terlalu jauh akan berakibat bahwa suara kita akan susah di dengar dari seberang sana.
• Menyanangkan - Bicaralah seakan-akan kita sedang berhadapan dengan orangnya. Berteriak, berbisik ataupun bergumam semuanya adalah hal yang tidak berkenan di hati tamu. Berbicaralah dengan suara alamiah yang  anda miliki.
• Nama tamu - Panggilah tamu dengan namanya setelah kita tau hal ini akan dapat memberikan kesan kepada tamu bahwa sangat diperhatikan di hotel kita, terlebih bila dia orang yang sangat pentig disebuah hotel.
• Bersifat menelong - Untuk dapat memberikan bantuan kepada tamu pada waktu berbicara melalui telephone, seorang order taker harus menyiapkan dirinya sebaik mungkin. Pengetahuan mengenai menu adalah syarat utama selanjutnya pengetahuan penunjang lainya juga sangat diperlukan.
• Meminta maaf - Mungkin semuanya berjalan tidak sesuai dengan yang kita inginkan, maka dalam hal ini jangan segan untuk lansung meminta maaf kepada tamu dengan cara yang sopan.
• Berterimakasih - Jangan lupa untuk selalu mengucakan terimakasih setelah pembicaraan selesai.

 

Tahapan Komunikasi Melalui Telepon:

Profil Order Taker

Order taker adalah petugas room service yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pemesan tamu yang ia terima melalui telepon. Adapun tugas order taker yaitu:

• Menerima telephone dari tamu
• Menjawab telephone dengan ramah, ucapan selamat pagi / malam, dengarkan pesananan tamu dengan baik.
• Mencatat pesanan®Mencatatan pesanan pada buku pesanan dalam 3 rangkap dengan data yang benar.
• Mengulang pesanan tamu.
• Mengucapkan terima kasih.
• Menyiapkan peralatan.

Syarat-syarat petugas order taker:

1. Berpengalaman di public area, room, dan outlet-outlet lain.
2. Menguasai product knowledge.
3. Mampu berbahasa inggri dan bahasa lainnya.
4. Mampu menggunakan telepon sesuai dengan standar perusahaan.
5. Mampu mengoprasikan computer.
6. Mempunyai keahlian dalam administrasi.
7. Sikap professional (professional appearance).
8. Ramah, sopan santun, empati, tanggung jawab, jujur ,fleksible

Komunikasi Antara Order Taker dan Tamu (Contoh)

OT                     : “Selamat pagi Ibu Wati, dengan tanti dari  petugas   room     service. Ada yang bisa saya bantu?”
TAMU              : “Saya ingin memesan makan kekamar.”
OT                     : “Iya Ibu Wati.  Mungkin ingin coba menu spesial hari ini, kami ada fuyunghai seafood untuk minumanya hot milk mungkin mau coba bu?”
TAMU              :“Oh iya mbak saya mau fuyunghai sefood dan hot milk untuk dua orang ya mbak.”
OT                     :“Maaf bu. untuk pesanannya saya ulang ya bu, untuk makanannya funyunghai seafood dan minumanya hot milk untuk 2 orang , apakah benar bu? apakah ada tambahan yang lain bu?”
TAMU              :“Benar mbak. Tidak ada. Itu saja sudah cukup mbak.”
OT                     :“Baik ibu, untuk pesananya kami antar 20 menit lagi ke kamar 123atas nama Ibu Wati. Mohon ditunggu ibu, terima kasih. Selamat pagi”

 

Tugas Order Taker Setelah Menerima Pesanan

Tugas dan tanggug jawab order taker :

1. Membaca logbook, functions sheet, expected arrival, dan expected departure.
2. Membagikan kunci kepada roomboy sesuai dengan bagiannya.
3. Memeriksa status kamar setiap awal kerja.
4. Mencatat semua informasi yang diterima pada logbook.
5. Memberikan informasi status kamar kepada roomboy.
6. Bertanggung jawab atas pengeluaran ekstra item untuk tamu.
7. Mengerjakan administraasi dan pembukuan atas pengeluaran item-item dan guest supplies secara rinci.
8. Selalu menangani tindakan follow up segera atas permintaan atau keluhan yang diterima.
9. Elakukan penyimpanan lost and found sesuai prosedur di housekeeping office secara sistematis.
10. Menjalankan tugas yang diberikan oleh atasan di housekeeping.

 

Profil Waiter Room Service

• Menindaklanjuti pesanan tamu.
• Menghidangkan fruit basket di kamar bagi tamu baru datang (Check-in).
• Menata peralatan dan pesanan tamu diatas tray atau trolley.
• Memeriksa pesanan sebelum di kirim ke kamar tamu.
• Mengantarkan pesanan ke kamar tamu.
• Menata dan menyajikan pesanan di kamar tamu.
• Menyodorkan rekening/bill tamu dengan benar.
• Mengangkat peralatan kotor dari kamar tamu.
• Sift malam bertugas mengumpulkan door knob menu dan menyiapkan peralatannya.
• Melaporkan kegiatan kepada room service captain

 

 Tugas Waiter Room Service:

1. Melayani tamu dengan sopan dan baik.
2. Mengantar pesanan ke kamar tamu.
3. Set up pesanan Room Service.
4. Clear Up Room Service.

Set Up Tray (Menu American Breakfast, English Breakfast)

Jenis-jenis Penataan tray dan trolley

Standar set up tray dan trolley untuk room service menggunakan equipment yang sama dengan standar set up di restoran. Tetapi ada beberapa peralatan yang tidak diperlukan seperti; meja, tablecloth, table number, dan ashtray.

Adapun jenis-jenis penataan tray dan trolley meliputi:
a.       Breakfast
b.      Lunch
c.       Dinner

Standard set up tray and trolley for breakfast

Pada prinsipnya standar set up di room service akan menggunakan peralatan yang sama dengan direstoran seperti:
1.      Tray                                   9.  Folded napkin      
2.      Main knife                         10. Teaspoon
3.      Main fork                          11. Flower vase
4.      Side plate                          12. Cup & saucer
5.      Tray cloth                          13. Tea pot
6.      Side knife                          14. Sweetener
7.      Water goblet                     15. Creamer
8.      Salt & pepper cruets          16. Jam container

Standard set up tray and trolley for lunch and dinner

Peralatan yang digunakan:
1.      Tray                       6.  Main knife                 
2.      Tray cloth              7.  Side plate                                 
3.      Side knife              8.  Main fork                              
4.      Water goblet         9.  Flower vase
5.      Folded napkin       10. Salt & pepper cruet

Baca Juga: Room Service : Tugas Room Service dan Hubungan Room Service dengan department lain Secara Lengkap

Ketentuan umum penataan tray:

1. Ambil tray bersihkan bagian atas, bawah dan pinggirnya
2. Lengkapi dengan tray cloth atau tray mat yang bersih
3. Lipatlah napkin menyerupai bantal atau lipatan yang lain yang sesuai.
4. Masukanlah dinner knife kedalam folded napkin disebelah kanan, dengan mata pisau menghadap ke kiri dan dinner fork disebelah kiri. Dan letakanlah disebelah kanan bawah
5. Letakanlah side knife disebelah bawah kiri tray
6. Letakan center equipment ditengah-tengah sebelah atas tray
7. Letakan water goblet disebelah kanan atas tray
8. Letakan cup and saucer sebelah kanan bawah tray.

Tata cara dan prosedur untuk mengambil makanan dan minuman:

1. Sebelum mengambil makanan dan minuman harus dilakukan pemeriksaan terhadap kebersihan tray dan peralatan yang digunakan, kelengkapan dan ketepatan peralatan khususnya cutlery yang digunakan.
2. Ambilah makanan yang dingin sebelum yang panas dan pastikan bahwa semua accompaniments (seperti: tomato ketchup, tartar sauce, mustard, berbagai macam dresing untuk salad, milk, cream, lime, sausage, bacon, ham, jam, marmalade, honey, sambal, dll) untuk masing-masing makanan tersebut sudah lengkap.
3. Makanan dan minuman harus diperiksa, dengan memperhatikan sedetail mungkin seperti:Food and beverage temperatures, Portion size, Visual presentation as per recipe standards, Wine details, including vintage.
4. Suhu makanan dan minuman harus diperhatikan dari waktu pengambilan sampai pada pengirimannya.
5. Penutup makanan (plate cover) dan atau hot boxes harus digunakan untuk mempertahankan suhu makanan.
6. Ambilah bill atau check tamu dan komfirmasikan apakah sudah sesuai dengan pesanannya.

Bila semua item sudah diperiksa seperti: service equipment, kesesuaian dengan pesanan makanan dan minuman dan bill. Makanan dan minuman tersebut harus segera dikirim ke kamar tamu dan tidak boleh ditunda.

Penelusuran yang terkait dengan Room Service

• peralatan room service
• materi room service pdf
• peralatan yang dibutuhkan untuk room service
• room service equipment
• mengapa tamu hotel menggunakan jasa room service jelaskan alasannya
• jelaskan tugas atau fungsi dari room service
• pengertian room service pdf
• perbedaan room service dan restoran