Room service : Cara Membawa Tray Ke Tamu, Cara Menyajikan Ke Tamu Diatas Meja dan Clear Up

Room service yaitu pelayanan makan dan minum di dalam kamar hotel atau tempat akomodasi lain seperti motel atau apartemen. Room service bisa disebut “In-RoomDining”. Pelayanan room service tidak hanya di dalam kamar hotel, namun melayani makan dan minum di tempat-tempat lain seperti di lobby hotel.

1. Pemesanan makanan dan minuman dalam pelayanan room service dapat di lakukan dengan cara telephone dan door knob menu.
2. Jenis pelayanan di room service berbeda dengan pelayanan di restoran (di restoran mempunyai beberapa macam pelayanan seperti American service, Frenh service, Russiaan service, dan English service). Adapun jenis pelayanan yang ada di room service hanya terdiri dari dua macam service, yaitu:Tray service yaitu pelayanan yang mana hidangan diantar ke kamar tamu dengan menggunakan tray (nampan). Jenis pelayanan ini digunakan apabila pesanan tamu dengan jumlah sedikit.Trolley service yaitu pelayanan yang mana hidangan yang di antar ke kamar tamu dengan menggunakan trolley atau sering juga disebut kereta dorong. Jenis pelayanan ini digunakan apabila pemesanan tamu dengan jumlah banyak.

Baca Juga: Room Service : Tugas Room Service dan Hubungan Room Service dengan department lain Secara Lengkap

Cara Membawa Tray Ke Tamu

• Penataan harus rapi bersih dan menarik.
• Hindari penumpukan dan jauhkan antara makanan panas dengaan makanan dingin
• Suhu makanan harus tetap di jaga (gunakan alat yang dapat menjaga suhu dan kondisi makanan) seperti gunakan heater untuk makanan panas, termos/pot untuk minuman dan alat / bahan pendingin untuk makanan dingin.
• Jauhkan makanan yang mudah tumpah dengan badan saat membawa.
• Pastikan seluruh makanan tertutup (gunakan food cover dan plastic wrapped).
• Kelompokan makanan utama dengan makanan penyertannya
• Gunakan peralatan yang tepat.

Cara Memasuki Kamar Tamu

• Pramusaji memastikan nomor kamar yang dituju.
• Pramusaji mengetuk pintu kamar tamu sebanyak tiga kali sambil menyebutkan jati diri (room service).
• Setelah tamu membuka pintu, pramusaji mengucapkan salam kepada tamu (selamat pagi / selamat siang / selamat malam tergantung dari waktu pengantarannya).
• Jika menggunakan trolley pramusaji menanyakan kepada tamu dimana tamu ingin menikmati hidangannya. Dan jika menggunakan tray pramusaji dapat menata hidangan tamu di atas coffe table atau night table.
• Jika menggunakan trolley , maka trolley dapat diperbesar dahulu dengan cara membuka sayap kiri dan kanan. Pastikan bahwa roda trolley terkunci dengan baik agar pada saat tamu makan trolley tersebut tidak lepas dari kaitannya.
• Jelaskan kepada tamu jenis makanan dan minuman sesuai dengan pesanannya termasuk peralatan yang digunakan.

Etika memasuki kamar tamu

1. Mendekati karma dengan tenang
2. Ketuk kamar dengan sopan dan ucapkan “ room service secara jelas dan penuh kepercayaan. Ingat bahwa suara anda harus menembus pintu yang ter tutup.
3. Dengarkan jawab tamu dan lakukan reaksi yang sesuai, menunggu diluar atau masuk didalam kamar bila tidak ada jawaban , ketuk kembali dan ucapkan room service jangan masuk sebelum tamu membukakan pintu atau anda diminta masuk.
4. Bila anda telah masuk, sapa tamu dengan menyebut namanya atau kata – kata lain yang diperlukan.

 

Cara Menyajikan Ke Tamu Diatas Meja

Mendekatlah dengan terlebih dahulu mengucapkan “maaf, permisi”, dengan suara sedang agar mereka tidak terkejut, lalu letakkan makanan atau minuman sesuai pesanan dan prosedur pelayanan yang berlaku di restoran tersebut. Telitilah kelengkapan segala sesuatunya sambil tetap berdiri dengan sopan.Apabila semua sudah siap, ucapkan “Selamat Makan dan Menikmati “, lalu mundur beberapa langkah sambil tetap memperhatikan mereka dengan sikap berdiri tegak. Begitu pula pada saat clearing-up sampai pada saat memberikan bill selalu diiringi dengan service courtesy, sehingga service courtesy selalu melekat pada setiap tahapan service.

Cara Meninggalkan Kamar

• Tanyakan kepada tamu apakah memerlukan pelayanan dari pramusaji pada saat menikmati hidangan, jika tidak pramusaji mempresentasikan bill dan meminya tamu untuk menandatanganinya.
• Sebelum meninggalkan kamar tamu, pramusaji mematikan alat pemanas (heater atau rechaud) yang berada dibawah trolley. Hal tersebut dimaksudkan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan seperti makanan hangus, atau kebakaran..
• Selanjutnya pramusai memberikan “Magic Word” have a nice day kepada tamu dan mengucapkan salam sekali lagi kepada tamu.
• Pramusaji meninggalkan kamar tamu dan menutup kembali pintu kamar tamu dengan perlahan.
• Pramusaji kembali ke kasir untuk menyerahkan bill dan selanjutnya ke room service station untuk melaksanakan tugas berikutnya.

Clear Up

Semua peralatan yang telah selesai digunakan segera diangkat dari kamar tamu. Hal ini merupakan tanggung jawab penuh room service waiter yang bersangkutan. Mereka harus memastikan bahwa semua peralatan telah kembali dan sesuai dengan jumlah pada saat pengiriman.
Ada beberapa tempat dimana waiter dapat mendapatkan kembali peralatan yang sudah selesai digunakan dalam pelayanan room service yaitu:

• Di kamar tamu.
• Di koridor (biasanya tamu meletakkan diluar kamar dekat pintu masuk).
• Di housekeeping floor station (dikumpulkan oleh room boy / maid dan disimpan di housekeeping station).

1. Prosedur mengangkat piring kotor di room service:

• Tunggu 1 jam setelah pengiriman (cek pada report room service pesanan yang akan di clear-up).
• Tamu akan menelpon order taker, memberitahukan staf room service untuk segera mengangkat piring kotor.
• Bawa dan gunakan format pencatatan peralatan yang digunakan baik untuk pengiriman dan pengambilan.
• Masuk ke kamar bila tamu sudah mempersilahkan.
• Minta bantuan room boy/maid untuk membukakan pintu.
• Angkat semua peralatan kotor dan susun di atas nampan/trolley antara lain: sisa-sisa makanan, peralatan makan, piring dangelas, serbet makan, dll.
• Jumlah peralatan yang ada harus sesuai dengan jumlah pada saat pengiriman.
• Laporkan bila ada kekurangan peralatan.

Pengawasan terhadap peralatan yang digunakan di room service harus dilakukan dengan baik dan ketat untuk mencegah terjadinya banyak kehilangan terhadap penggunaan peralatan. Di room service diterapkan pennggunaan format isian yang diletakkan di atas baki atau rolling table yang dikirim ke kamar-kamar. Ketika room service waiter kembali membawa peralatan dan perlengkapan yang telah di pakai di kamar tamu, mereka harus dengan segera memeriksa ulang dan menyesuaikan peralatan sesuai dengan catatan yang ada pada format pada saat pengiriman. Bila terjadi kekurangan atau kehilangan harus segera melaporkan kepada supervisor yang bertugas.

Tahapan Pemesanan Melalui Door Knob Menu:

Cara Pengisian Door Knob Menu

Doorknob menu sudah disediakan room boy di kamar tamu, dan tamu mengisi doorknob menu pada malam hari sebagai berikut:

•  Hidangan apa yang diinginkan.
• Banyaknya hidangan yang dipesan.
• Tanggal pemesanan.
• Jam pengantaran hidangan.Nomor kamar.
• Tanda tangan tamu.

Setelah doorknob menu diisi oleh tamu, maka doorknob menu tersebut oleh tamu digantungkan di handel pintu kamar tamu di sebelah luar. Kemudian petugas room service mengambil doorknob menu di setiap kamar tamu yang memesan. Doorknob menu langsung diberikan ke order taker untuk dibuatkan guest bill dan dipilah-pilah sesuai dengan jam yang sama serta jam yang lebih dahulu hidangan yang akan dikirim.

Cara Pengumpulan Door Knob Menu

Untuk mengumpulkan doorknob menu tersebut dapat dilakukan dengan cara:

• Petugas berkeliling di setiap floor setiap satu jam sekali.
• Mengambil doorknob menu yang tergantung didepan pintu tamu dan mencocokan nomor kamar yang tertera serta memperhatikan waktu pengiriman order tersebut.
• Mengumpulkan doorknob menu  di room service sesuai dengan waktu delivery.
• Menyalin order yang tertulis pada doorknob menu ke dalam captain order dengan teknik ‘triplicate checking system’.
• Mempersiapkan peralatan yang sesuai dengan order tersebut (set-up). Pastikan peralatan yang digunakan bersih termasuk tray dan atau trolly

 Memindahkan/Memposting Pesanan

Berupa buku untuk mencatat pesanan tamu yang terdiri dari 3 rangkap, yakni rangkap asli dan 2 rangkap duplikat.

1.Order book dalam penulisan pesanan dibuat dalam 3 rangkap:

• Asli dikirim kedapur atau bar
• Rangkap kedua dikirim kekasir
• Rangkap ketiga dikirim untuk waiter bersangkutan sebagai pengingat
• Penulisan pesanan untuk setiap outlet dibuat tersendiri.

2. Menu - Berupa daftar makanan yang terdiri dari makanan untuk makan pagi, makan siang, makan malam,dan snack juga tercantum daftar minuman atau wine.

3. Guest Slip - Berupa data tamu yang menginap dihotel yang dikirim dari Front Office, dibuat secara harian dan berurutan. Data ini harus disimpan atau dipasang di room rack dibagian Room service dan digunakan untuk meyakinkan bahwa nomor kamar dan nama tamu yang memesan sesuai dengan data yang ada padaguest slip.    Bila Guest Slip ini disimpan di room rack, akan terlihat dengan jelas nomor kamar, nama tamu, jumlah tamu, dan hari kapan meninggalkan Hotel ( check-out ). Dengan demikian, Order taker akan lebih mudah memeriksa dan menyamakan siapa tamu yang memesan makanan atau minuman.

4.Guest Directory - Berupa buku petunjuk atau informasi yang diperlukan oleh tamu untuk mengetahui mengenai fasilitas apa saja yang tersedia, baik yang ada dihotel maupun yang berada diluar hotel.

5. Dialy Guest Slip
Ada berupa daftar harian yang berisi informasi mengenai:

• Jumlah tamu yang menginap di hotel.
• Jumlah tamu yang diharapkan datang besok.
• Jumlah tamu VIP yang menginap di hotel.
• Jumlah tamu VIP yang diharapkan datang besok.
• Jumlah tamu group yang datang hari ini dan besok.
• Persentase jumlah tamu yang menginap dihotel.

Daily Guest List tersebut diatas merupakan informasi bagi petugas Room service untuk bisa mengetahui:

• Berapa jumlah baki dan trolley yang harus disiapkan untuk makan pagi, makan siang, ataupun makan malam.
• Jumlah dan nama tamu VIP yang diberi pelayanan istimewa.
• Nama group dan jumlah orangnya, karena kadanng tamu dengan group memesan makanan dalam kotak ( meal boxes ).

6.Beverage and Wine List - Berupa daftar minuman baik yang mengandung alcohol maupun nonalkohol dan juga daftar nama wine (minuman anggur ). Dibeberapa Hotel, Beverage List dan Wine List digabung menjadi satu.

7.Requisition Book
Berupa formulir daftar isian untuk mengajukan permintaan barang keperluan Room Service. Diajukan keDaily Store dan ke General Store yang berupa bahan-bahan antara lain:

• Groceries: gula, bumbu-bumbu, garam, merica, dan lain-lain.
• Perishable: mentega, selai, dan lain-lain
• Stationary: order books, paper napkins, dan lain-lain

Daftar permintaan dibuat dalam tiga rangkap:

• Asli untuk ke Store Room.
• Rangkap kedua untuk Accounting.
• Rangkap ketiga untuk Room Service.

8.Working Schedule

9.Berupa daftar jadwal kerja secara menyeluruh untuk semua karyawan Room Service  yang terdiri dari:

• Pembagian waktu kerja, pagi, siang, dan malam.
• Nama petugas yang harus bekerja pada shift yang telah ditentukan, baik untuk busboy, waiter, maupun order taker.

Tugas tambahan ( job assignment ) yang harus dikerjakan disamping tugas yang sudah baku.

• Distribusi waktu libur dan cuti.
• Jadwal untuk masing-masing shift.

10.Log Book
Berupa besar yang digunakan untuk mencatat pesan-pesan penting dari shift terdahulu yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh shift ayang berikutnya, misalnya mengenai pesan atau keluhan yang belum terselesaikan

11.Room Service Sales Report
Room Service merupakan salah satu outlet yang memiliki ciri berbeda dari outlet lainnya yang berada dibawah Food and Beverage Department. Disamping itu Room service memiliki cirri khas tersendiri dalam pembayaran bon tamu (guest bill), yaitu:

• Guest bill aka ditanda tangani oleh tamu setelah tamu menerima pesanannya kekamar.
• Guest bill diantarkan keroom service cashier oleh room service waiter.
• Pembayaran room service tidak pernah dilakukan secara kontan, kecuali bila tamu telah menyelesaikan pembayaran untuk harga kamar. Dalam hal ini Room service akan mendapatkan informasi dari front office cashier dengan segera

Baca Juga: Room Service : Bagian Room Service, Peralatan-Peralatan, Tahapan Komunikasi, dan Set Up Tray

Penelusuran yang terkait dengan Room Service

• peralatan room service
• materi room service pdf
• peralatan yang dibutuhkan untuk room service
• room service equipment
• mengapa tamu hotel menggunakan jasa room service jelaskan alasannya
• jelaskan tugas atau fungsi dari room service
• pengertian room service pdf
• perbedaan room service dan restoran