STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
1.Serah Terima ( Handling Over )
Maksud dan Tujuan
- Memastikan serah terima tugas dari petugas satu shift ke petugas shift berikutnya dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.
- Penyampaian informasi yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.
Uraian Kerja
- Pengecekan kamar-kamar check in apakah sudah di masukkan ke dalam sistem komputer hotel dan menuliskan/mencantumkan nomor folio pada RC ( RC/ Registration Card : formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu yang check in ).
- Pengecekan persiapan Expected Arrival (EA : formulir yang berisi daftar tamu yang akan datang pada hari tersebut)
- Pengecekan kelengkapan kunci.Memastikan tamu yang akan check out ED (Expected Departure : formulir yang berisi daftar tamu yang akan check out/meninggalkan hotel pada hari tersebut ) apakah memperpanjang tinggalnya atau tidak.
Mengisi Log Book yang meliputi :
- Kamar-kamar yang sudah check in pada shift tersebut.
- Kelengkapan kunci
- Kelengkapan persiapan Expected Arrival
- Informasi lain yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.
- Menyampaikan hal penting yang harus ditindaklanjuti ke petugas shift berikutnya.
- Pengecekan persiapan Serah Terima oleh shift berikutnya.
- Melakukan serah terima dari satu shift ke shift berikutnya.
- Bukti serah terima berupa tanda tangan petugas yang menerima (shift berikutnya).
2.Preparation Morning shift
Maksud dan Tujuan
- Memastikan kegiatan persiapan kerja di Front Office yang menyangkut
- pemesanan kamar meliputi pengecekan blocking kamar, rekonfirmasi,
- penyiapan fruit basket, dan pencetakan RC.dapat berlangsung dengan
- efektif dan efisien.
Uraian Kerja
- Mengetahui pesanan kamarnya sudah atau belum diblok
- Pengecekan Expected Arrival
- Kebutuhan pemastian informasi kedatangan tamu.
- Mencetak EA List.
- Mengecek pesanan kamar apakah no. kamar yang sudah diblok sebelumnya atau belum
Pengecekan Room Status dan Bloking kamar selesai
- Mengetahui pesanan yang kamarnya sudah dan belum diblok.
- Mengecek ulang status kamar yang EA.
- Jika terdapat status yang tidak siap jual sedangkan kamar sudah diblok, maka dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI)
- Untuk kamar yang belum diblok dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI) juga.
- Jika kamar yang siap jual belum cukup segera menghubungi Housekeeper/Housekeerping Departemen untuk mendapatkan informasi status kamar yang terbaru yang siap jual, atau yang prioritas bisa di-VCI-kan
Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki / Rekonfirmasi
- Kebutuhan pemastian kembali pemesanan kamar yang dilakukan oleh calon tamu.
- Menghubungi calon tamu atau contact person guna memastikan kedatangan calon tamu.
- Mendapatkan jawaban kepastian kedatangan calon tamu.
- Jika calon tamu tidak jadi datang, maka pesanan dibatalkan (release), dan memberlakukan syarat dan kondisi yang telah disepakati.
- Jika calon tamu positif akan datang, maka proses diteruskan.
Pengiriman fruit basket
- Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki
- Menghubungi F&B Department dan memberitahukan untuk mengirim Fruit Basket, sesuai dengan Complimentary Order yang telah dibuat sehari sebelum tanggal kedatangan..
- Menyerahkan kunci dan EA List yang sudah diperbaiki ke bagian F&B Department untuk ditindaklanjuti.
Mencetak RC
- Kebutuhan untuk efisiensi dalam proses registrasi.
- Mencetak RC dari EA hari tersebut.
- Memindahkan bukti jaminan yang ada pada Reservation Form ke RC dari tamu yang telah memesan kamar sebelumnya.
- Menyiapkan RC, hotel passport, meal & welcome drink coupon, dalam satu amplop yang telah diberi nama calon tamu.
Pengecekan Kunci-kunci kamar
- Memastikan kesesuaian kunci dengan dengan room status yang ada
- Memastikan jumlah fisik kunci dibandingkan dengna room available.
- Print/display ving card key yang sudah dibuat; dibandingkan dengan room status.
- Buat laporan kunci/log book dan melaporkan ke FOM
- Kesesuaian jumlah fisik kunci, penggunaan ving card dan room status
Demikian Penjelasan Tentang Standard Operational Procedure ( SOP ) Front Office Dalam Serah Terima ( Handling Over ), Preparation Morning shift dan Pengecekan Room Status. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa di Share .Trimakasih
Penelusuran yang terkait dengan front office adalah
- front office adalah pekerjaan
- tugas front office di perusahaan
- perbedaan front office dan resepsionis
- tugas front office bank
- job desk front office hotel
- gaji front office
- front office rumah sakit siloam
- pengertian front office menurut para ahli
