 |
| Front Office Manager Secretary dan Duty Manager |
Front Office Manager Secretary
Front Office Manager Secretary Tugas
Pokok: Memproses pekerjaan administrasi di Front Office Department.
Secara khusus ia bertanggung jawab terhadap pekerjaan administrasi Front
Office Manager serta membantu kegiatan operasional Front Office dalam
hal surat menyurat. Tugas dan Tanggung Jawabnya :
- Memeriksa surat-surat yang masuk
- Setiap pagi meletakkan semua laporan yang harus diperiksa oleh Front Office Manager di meja kerja Front Office Manager
- Menyimpan dan mengarsipkan semua surat yang masuk
- Menerima telepon yang masuk sehubungan dengan pekerjaan Front Office Manager.
- Menyambungkan telepon keluar jika diminta oleh Front Office Manager
- Menerima pesan untuk Front Office Manager
- Mencatat/notulen bagi pertemuan FOM dengan para stafnya.
- Membuat store room requisition untuk Front Office De- partment
- Memproses faksimili masuk ataupun keluar
- Mengecek kerapihan dan kebersihan ruangan kantor FOM
- Mengorganisir perjanjian bisnis Front Office Manager
- Membantu proses seleksi dan wawancara dengan calon karyawan/trainee untuk Front Office Department
- Menyebarkan informasi penting terhadap departemen
- Melakukan surat menyurat yang dibuat dengan mesin ketik manual ataupun komputer
- Membantu pekerjaan lain yang berhubungan dengan operasional di Front Office seperti membuat konfirmasi pemesanan dan lain-lain
- Mengawasi pekerjaan office boy dalam pendistribusian surat. Hubungan kerja Palaporan kepada Pengawasan terhadap : Front Office Manager : Office Boy.
Duty Manager
Duty Manager Tugas Utama Di luar jam kerja resmi, para 'department
head'-terutama pada malam hari- bertanggung jawab terhadap semua masalah
dengan tamu ataupun pengunjung hotel. Tugas dan Tanggung Jawabnya :
- Menggantikan tugas Front Office Manager atau Assis- tant F.O.M jika yang bersangkutan berhalangan hadir
- Memproses kedatangan tamu rombongan
- Memblokir kamar tamu V.I.P dan grup tertentu dari segala gangguan. Untuk pemblokiran grup bisa bekerja sama dengan koordinator grup
- Memeriksa log book resepsion terutama jika ada pesan khusus yang harus segera diselesaikan
- Mencatat kejadian-kejadian penting dalam log book duty manager
- Menyetujui atau menolak pengaduan tentang berbagai hal yang dikemukakan oleh tamu.
- Menyetujui 'paid out' pada tamu tertentu untuk dibeban-kan pada kamarnya
- Mengatasi masalah ketinggalan tas dan barang-barang di bandar udara sesuai dengan pengaduan tamu.
- Membuat invoice untuk penggunaan transportasi taksi karyawan dengan seijin hotel, seperti lembur atau peristiwa khusus.
- Mengontrol 'master key' dan membukakan kamar tamu yang double lock dengan kunci master
- Mengatasi dan menyelesaikan semua keluhan atau pengaduan tamu yang tidak puas.
- Bekerja sama dengan departemen lain menyangkut kedatangan tamu rombongan
- Bila diperlukan, melakukan pencekan terhadap compli- mentary untuk tamu-tamu V.I.P (very important person), Tour Leader atau long staying guest.
Hubungan Kerja Pelaporan terhadap : Front Office Manager, Assistant
Manager, dan General Manager Pengawasan terhadap e. Night Auditor Tugas
Utama Membuat penyeimbangan (balancing) data front office account ing
dan menyiapkan ringkasan laporan keuangan sehari- hari. Tugas dan
tanggung jawabnya :
- Memposting biaya kamar dan pajak
- Memproses semua voucher dan voucher kartu kredit nuei
- Memposting semua transaksi pembelian tamu yang terlupa diposting oleh Front Office Cashier
- Mentransfer pembayaran dan deposit ke dalam master accounts
- Memeriksa dan membenarkan semua account yang sudah diposting dan mem-balance-nya.
- Memonitor kondisi paling akhir dari kupon-kupon, diskon, dan program-program promosi lainya.
- Mencek keuntungan kamar, persentasi tingkat penghu nian kamar, dan statistik kantor depan lainnya.
- Mempersiapkan ringkasan yang diperoleh, dalam uang kontan, dan dalam bentuk kredit.
- Membuat ringkasan laporan operasional terhadap manajemen.
- Mengerti dan mengetahui dengan benar prinsip-prinsip auditing, balancing, dan penutupan transaksi
- Dapat menggunakan peralatan-peralatan seperti mesin posting, mesin ketik, komputer dan peralatan lainnya.
- Mengerti dan mengetahui cara men-check-in dan men-check-out-kan tamu.
Hubungan Kerja Pelaporan kepada : Front Office Manager atau Accounting
Manager Pengawasan kepada f. Reservation Manager Tugas Utama Membantu
FOM atau asisten FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi kemampuan
kamar yang bisa dijual agar tercapai 'occupancy' (tingkat penghunian
kamar) yang tinggi serta jika mungkin dengan harga kamar yang paling
maksimal. Mengawasi serta ikut bekerja bersama staf dalam lingkup bagian
pemesanan kamar, khususnya dalam penerimaan, proses dan persetujuan
pemesanan kamar. Tugas dan Tanggung Jawabnya :
- Melatih, memotivasi dan mendisiplinkan bawahan di bagian pemesanan
- Secepat mungkin menjawab secara lisan atau tertulis terhadap semua pemesanan kamar, harga, fasilitas hotel,pelayanan.
- Mempersiapkan semua laporan yang menyangkur pemesanan kamar sehari-hari seperti perkiraan penjualan kamar dalam sebulan (monthly forecasting), laporan mingguan, statistik dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam (room night production).
- Bekerja sama dengan 'credit department' dalam hal penyelesaian transaksi tamu selama menginap di hotel, terutama yang dianggap 'over limit' .
- Menghadiri rapat yang diselenggarak an oleh bagian penjualan dan pemasaran
- Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis dengan pihak 'travel agent' dan 'airline'.
- Bekerja sama dengan bagian penjualan dalam penentuan kedatangan tamu rombongan
- Mempromosikan atau mengontrol tamu-tamu yang menjadi 'member' hotel bersangkutan naudul
- Membuat jadwal kerja staf, terutama yang sudah ber- level supervisor
- Mencek prosedur kerja di bagian pemesanan pekerjaan menjadi lancar
- Memberikan peringatan kepada bawahan yang telah melakukan tindakan di luar job description-nya.
- Mengatur pertemuan st af, khususnya bila ada event penting.
- Mencek semua pasokan peralatan dan formulir yang digunakan di ruangan pemesanan kamar
- Memeriksa apakah staf telah menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang berlaku
Sus kamar agar LA Hubungan kerja Pelaporan kepada : Asisten FOM atau Front Office Manager. : seluruh staf di bagian pemesanan kamar. Pengawasan terhadap Guest Relations Manager Tugas Utama Membimbing dan mengawasi agar para staf bekerja dengan efisien. Di samping itu, Guest Relations Manager juga bertugas untuk meningkatkan dan memelihara saling penger- tian dan suasana harmonis antara tamu dengan manajemen sehingga memberikan efek'goodwill' yang baik. Tugas lainnya adalah memastikan bahwa semua tamu yang tinggal dalam jangka panjang mendapatkan perhatian istimewa dari seluruh staf, khususnya staf bagian guest relations. Sebab, bentuk pelayanan akan menjadi istimewa kalau dalam bentuk pelayanan pribadi. Tugas dan Tanggung Jawabnya :
- Mengawasi seluruh staf di bagian 'guest relations
- Mencek pengisian data riwayat tamu (guest history)
- Memantau guest questionaire comments (kuesioner komen- tar tamu) dan arsip riwayat tamu (guest history file).
- Mengarsip jawaban General Manager terhadap pertanyaan tamu berdasarkan urutan abjad
- Memeriksa VIP release yang menyangkut data tamu untuk mengetahui kedatangan tamu VIP sehingga dapat memberikan kamar terbaik serta bisa memberikan ameni- ties (tanda mata yang mengesankan) yang tepat).
- Menyambut kedatangan tamu serta mengantarkan ke kamar.
- Memberi tahu kepada General Manager/assistant manager/ Executive assistant Manager terutama tentang kedatangan tamu yang sangat terhormat (VVIP) sehingga dapat dilakukan penyambutan sebagainmana mestinya.
- Mengorganisir pertemuan sebulan sekali dengan para tamu yang tinggal untuk jangka panjang (long staying guest).
- Memberikan fasilitas khusus pada tamu yang menjadi anggota hotel (hotel executive member).
- Menjamu/menemani tamu hotel untuk menciptakan hubungan pribadi yang lebih baik sehingga mereka merasa seperti tinggal di rumah sendiri.
- Secara berkala mencek kondisi fruit TOom, mengontrol inventarisasi amenities yang diberikan kepada tamu.
- Menghadiri rapat mingguan dengan bagian pemasaran dan rapat para pimpinan departemen
- Melakukan serangkaian salam selamat tinggal kepada tamu-tamu yang akan check-out. Sedangkan tamu khusus diantarkan sampai masuk mobil. Hubungan Kerja Pelaporan kepada Pengawasan terhadap : Front Office Manager : Guest Relations Executive, Guest Relations Officer, Guest Relation Administrative, dan Fruit Valet.
Demikian Artikel Tentang Tugas dan Tanggung jawab Front Office Manager Secretary dan Duty Manager. Semoga Bermanfaat Bagi yang Membutuhkan jangan Lupa di Share Yaaa. Trimakasih
Penelusuran yang terkait dengan Front Office Manager Secretary
- assistant front office manager adalah
- kpi front office manager
- action plan front office manager
- set up my hotel front office manager
- tugas front office hotel dalam bahasa inggris
- resident manager adalah
