Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan
1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan
- Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan
- Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya (group activities list) adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya . Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan.
Baca Juga: Prosedur check-in Tamu Individu/Perorangan, Tamu Rombongan dan Tamu VIP
2. Menerima barang-barang tamu rombongan
- Memeriksa ulang group activities list
- Bell captain akan memeriksa group activities list sertamencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu.
- Mengeluarkan muatan barang Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu
- Menempatkan barang Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.
- Menghitung barang tamu Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.
- Menginformasikan jumlah dan kondisi barang
- Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan (tour leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan.
- Menggantungkan luggage tag pada barang-barang
3.Memilih barang tamu rombongan
Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur pensortiran dilakukan dengan cara:
- Berdasarkan lokasi: tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb.
- Berdasarkan lantai: setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.
- Berdasarkan nomor kamar: barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107,209,210, 307,308, dst
4.Pengantaran
Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift serviceagar tidk mengganggu tamu lain, pengantaran ini berdasarkan 168lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barang(trolley cart)
Penanganan barang tamu pindah kamar
Orang yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi tamu-tamu yang ingin pindah kamar yaitu frontoffice manager, assistantfront office manager, chief of receptionist, jika tamu pindah kamar bell captain akan menerima catatan tamu pindah kamar (room or rate change) dari reception, kemudian bell captain akan menugaskan bellboy untuk membantu tamu pindah kamar dan menerima kunci kamar yang baru dan akan diberikan kepada tamu. Adakalanya tamu telah mengemas barang-barangnya, hal ini akan memudahkan bellboy untuk memindahkan barang tamu dengan cara:Memeriksa penempatan barang: petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal ini juga termasuk keadaan barang.
- Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang rusak:sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak, seperti; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb.
- Pemindahan barang: saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan. Meletakkan barang tamu di kamar yang baru: dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan.
Barang juga dapat diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk, luggage rack, folding luggage rack. Menandatangani room change or rateform :jika proses pindah kamar telah 3selesai, maka bellboy akan menandatangani room change or rate form, formulir ini dibuat beberapa rangkap, yang akan didistribusikan kepada FO cashier, operator telephone, housekeeping, laundry, reception. Mengembalikan kunci kamar yang lama: bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada receptionMengembalikan bellboy errand card kepada bell captain: setelah bellbSoy errand card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali kepada bell captain untuk dicap tanggal dan waktu.
Penanganan barang tamu individu berangkat
Bell captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari :
169
169
- Daftar tamu diharapkan berangkat (expected departure list) - Daftar yang memuat informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan berangkat pada hari itu.
- Receptionist - Informasi yang kedua biasanya diperoleh dari petugas penerima tamu. Pada catatan expected departure biasanya bell captain tidak dapat memastikSan tamu mana yang harus didahulukan untuk penanganan barang bawaannya. Oleh karena itu bell captain akan bertanya pada petugas penerima tamu.
- Front office cashier - Front office cashier biasanya akan menerima informasi langsung dari tamu yang akan berangkat dan akan segera memberitahukan hal ini pada bell captain.
- Tamu - Kemungkinan tamu yang langsung menghubungi petugas concierge bila ia memerlukan bantuan untuk penanganan barang bawaannya pada saat akan berangkat. Setelah menerima informasi keberangkatan tamu, sebelum menangani barang bawaan tamu akan menanyakan informasi kepada tamu tentang jumlah barang dan waktu penjemputan ke kamar, sesampainya dikamar bellboy harus memeriksa kembali barang-barang tamu yang kemungkinan tertinggal, memeriksa barang-barang hotel yang hilang atau rusak, membawa barang keluar kamar dan mematikan lampu kamar. Setibanya di receptionbellboy akan memeriksa pembayaran rekening tamu apakah tamu sudah menyelesaikan pembayarannya, jika sudah, mintalah tanda/cap”paid’ kemudian kembalikan kunci kamar kepada reception, setelah itu memasukan barang bawaan kedalam kendaraan serta mengucapkan selamat jalan.
Penggudangan barang tamu (storage)
Penggudangan atau penitipan barang bawaan milik tamu terutama bagi tamu-tamu yang berangkat, biasanya dilakukan hanya untuk sementara waktu saja, alasan-alasan tamu menitipkan barang yaitu:
- Tamu belum meninggalkan hotel tapi sudah dinyatakan berangkat dengan alasan tertentu, seperti; menunggu jadwal penerbangan, penjemputan, dsb.
- Tamu berangkat untuk sementara waktu namun akan kembali lagi ke hotel pada hari yang lain
- Tamu datang terlalu awal dari jam check in yang ditentukan oleh hotel Hal yang harus dilakukan oleh bellboy pada saat menangani penitipan barang yaitu: Keluarkan atau buatkan kartu penitipan barang (baggage claim check) Tempatkan barang diruang penitipan Catat pada buku penitipan barang Cocokkan pasangan kartu penitipan bila tamu akan mengambil barang titipannya
Pelayanan paging
Para visitor yang datang ke hotel dan hendak menemui tamu di kamar, adakalanya tidak dapat bertemu dengan orang yang dimaksud, tamu tersebut kemungkinan tamu berada disekitar lobby, di restoran, kolam renang dsb. Hal ini juga berlaku jika ada telepon untuk tamu setelah disambungkan kekamar namun tidak ada jawaban, oleh sebab itu hotel memberikan pelayanan paging ini, adapun prosedur yang dilakukan yaitu:
- Jika ada melalui sambungan telepon, maka meminta tamu untuk menunggu
- Cek keberadaan tamu, hal ini bisa dilakukan dengan melihat pada sistem komputer, jika tamu memberikan informasinya kemana ia akan pergi
- Jika data keberadaan tamu (guest locator) tidak ada, bellboy akan berkeliling area umum dengan menggunakan paging board yang bertuliskan nama tamu dan nomor kamar, serta membunyikan bell untuk mencari perhatian tamu.
- Apabila ada tamu yang dicari, maka arahkan ke bagian receptionuntuk menerima sambungan teleponnya
- Jika tidak ada respon, bellboy melapor kepada reception untuk segera menginformasikan kepada penelpon
- Reception akan menawarkan bantuan untuk menitipkan pesan kepada penelpon
Baca Juga: Pengertian Reception (Rreception section) Beserta Tugas dan Tanggung Jawabnya Materi Lengkap
Daftar Pustaka:
- Ni Wayan Suwithi, d. (2008). Akomodasi Perhotelan Jilid 1. Jakarta: Depdiknas.
