Terminologi Hotel pada ACCOUNTING Secara Lengkap

Posisi-Posisi Kerja di Divisi Accounting Hotel

Sistem Akuntansi Perhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan atau pencatatan semua jurnal transaksi baik transaksi harian maupun suatu periode tertentu. Sistem Akuntansi Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi pada umumnya.

Sistem akuntansi perhotelan juga sebagai alat yang menyediakan sarana yang lebih akurat dan mudah untuk dimengerti dalam menganalisa sistem keuangan oleh manajemen hotel yang bertujuan sebagai bahan dasar pengembangan kebijakan keuangan hotel di masa akan datang. Pada pencatatan sistem akuntansi perhotelan, pencatatan rekening dibagi menjadi dua bagian utama. Bagian pertama terdiri dari format dan persyaratan penyajian laporan yang terkait dengan keuangan dan lainnya. Laporan dijelaskan baik dalam bentuk narasi dan format khusus. Dan bagian kedua yaitu memberikan nama pada rekening dan chart account.

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi komputer. 

Posisi kerja yang berada pada sub divisi Finance:

1. General Cashier/GC
   Tugas utama General Cashier adalah mengelola petty cash di sebuah hotel, sehingga semua transaksi pembelian yang dilakukan secara cash dan pengeluaran uang untuk pembayaran hutang dan pembayaran pajak, air, listrik, telepon akan direkapitulasi oleh seorang General Cashier. Bisa dikatakan juga kalau seorang General Cashier ini adalah bendaharanya hotel.
2. Account Receivable Staff (Staf Piutang)/AR
   Tugas utama seorang AR adalah mengelola piutang hotel yang berasal dari transaksi reservasi dan booking kamar. Seorang AR ini juga memiliki tugas untuk menagih piutang apabila piutang tersebut sudah memasuki jatuh tempo dan mencatat transaksi pembayaran dengan menggunakan EDC maupun menggunakan giro check.
3. Account Payable Staff (Staf Bagian Hutang)/AP
   Tugas utama seorang AP adalah mengelola utang hotel. Seorang AP akan melakukan pelunasan atau pembayaran sebagian kepada supplier apabila utang tersebut sudah memasuki jatuh tempo. Semua pembelian yang dilakukan secara kredit akan diproses oleh AP. Seorang AP akan selalu berkoordinasi dengan sub divisi logistik dalam pengelolaan hutang kepada supplier.
4. Income Audit/IA
   Tugas utama seorang IA adalah memverifikasi kesesuaian transaksi keuangan yang berasal dari Cashier Restaurant dan bagian reception. Selain itu, seorang IA ini akan merekap berapa uang masuk yang berasal dari penjualan kamar, penjualan menu yang berada di restaurant dan penjualan ball room (hall room) hotel. Tugas seorang IA adalah melakukan tindak lanjut (double check) dari kegiatan auditing yang dilakukan oleh seorang Night Auditor.
5. Book Keeper
   Tugas utama seorang Book Keeper adalah membuat laporan keuangan yang sumber datanya berasal dari staf AR, Staf AP, Staf IA, staf GC dan sub divisi logistik. Selain itu, seorang Book Keeper ini biasanya merangkap sebagai supervisor di sub divisi finance.

Posisi kerja pada sub divisi Logistik:

1. Buyer
   Tugas utama seorang Buyer ini melakukan pembelian secara langsung di pasar maupun di toko. Pembelian yang dilakukan oleh Buyer ini merupakan pembelian secara tunai.
2. Purchasing
   Hampir sama dengan tugas Buyer, seorang Purchasing juga melakukan pembelian. Tetapi pembelian oleh Purchasing ini melalui pesanan ke supplier sesuai dengan purchase order yang dibuatnya dan dilakukan secara kredit dengan termin yang sudah disepakati.
   Selain itu, seorang Purchasing ini juga memiliki tugas untuk mengadakan tender supplier dan memilih supplier dengan persetujuan Manager Accounting.
3. Receiving
   Tugas seorang Receiving ini adalah menerima barang yang diantar oleh supplier maupun yang dibeli oleh Buyer. Seorang Receiving ini akan menyesuaikan antara purchase order dari Purchasing dengan deliveryorder dari supplier. Seorang Receiving juga wajib memeriksa kualitas barang yang diantar sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh manajemen.
4. Store Keeper
   Tugas seorang Store Keeper adalah mengelola gudang sentral hotel. Barang masuk dan keluar yang berasal dari gudang sentral merupakan wewenang dari Store Keeper. Seorang Store Keeper ini juga harus melakukan stock opname secara berkala dan secara bulanan, sehingga ketersediaan stock terjaga sesuai budget yang ditetapkan.
5. Cost Control
   Tugas seorang Cost Control adalah melakukan control terhadap beban keuangan hotel. Kewenangan seorang Cost Control ini adalah membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari divisi lain agar tidak terjadi over budget. Selain itu, tugas Cost Control lainnya adalah memverifikasi data yang di-input oleh Purchasing dalam bentuk PO, dari Store Keeper dalam bentuk surat pengeluaran barang maupun surat barang masuk dan dari Receiver dalam bentuk receiving order (surat penerimaan barang).
   Purchase order dan receiving order yang sudah lolos verifikasi dari cost control akan langsung diserahkan ke staf AP untuk dilakukan pencatatan hutang.

Dibawah ini kamus kecil dalam Accounting yang harus di Ketahuin

1. Account payable - Bagian departemen Accounting yang bertanggung jawab terhadap pencatatan pembelian yang telah disetujui, dan memproses jatuh tempo pembayaran dari pembelian barang-barang.
2. Account Receiveble - Bagian Accounting yang bertanggung jawab memeriksa dan melakukan penagihan jatuh tempo kepada tamu, penyewa ruangan,
3. Beverage Revenue - Pendapatan bersih dari penjualan minuman diseluruh outlet
4. Biaya non operating - Biaya yang timbul selain yang sudah dibebankan kepada departemen. Contoh : Sewa, pajak, biaya bank, depresiasi dan asuransi.
5. Bookeeping Rate / Ratio - Rate terhadap USD yang digunakan oleh pihak hotel untuk mencatat revenue
6. Bookkeeper - Seseorang yang bertugas bertangung jawab untuk semua aspek pengontrolan keuangan & pembukuan dihotel.
7. Buku Harian / Jurnal - Dokumen tempat mencatat transaksi-transaksi yang menyebabkan perubahan harta dan utang, contoh : Buku Kas, Buku Bank, Buku Penjualan dan Buku Memorial.
8. Buku Besar - Buku kumpulan perkiraan- perkiraan
9. City Ledger - Daftar tagihan untuk tamu yang sudah melakukan check out / keluar dari hotel
10. Colector - Bagian accounting yang bertanggung jawab untuk keseluruhan pengiriman tagihan, penerimaan pembayaran account receivable dan other receivable.
11. Cost Accounting - Bidang akuntansi terutama bertujuan memenuhi kebutuhan managemen akan informasi biaya.
12. Cost Control - Seksi di Accounting Departemen yang mempunyai fungsi memberikan control terhadap cost perusahaan.
13. Corkage Charge - Biaya tambahan yang dibebankan kepada tamu yang membawa makanan dan minuman dari luar hotel pada waktu yang bersangkutan mengdakan acara di hotel ( banquet ).
14. Control Accounting - Informasi accounting yangdisajikan dan dipergunakan untuk mengukur kegiatan yang dilakukan perusahaan apakah sesuai dengan rencana, dengan melalui 3 tahap, yaitu Penetapan rencana, pelaksanaan rencana, dan Laporan pelaksanaan rencana melalui accounting.
15. Distribution Departemen - Biaya-biaya dari departemen yang dialokasikan ke seluruh departemen yang memerlukan sehingga pada tutup buku dalam departemen ini menunjukkan ngaka nol atau habis.
16. Deposit - Uang panjar yang diberi,an untuk memesan kamar hotel.
17. Decision Accounting - Keputusan manager Accounting, salah satu pekerjaan yang penting dari manager ialah mengambil keputusan.
18. Dokumen Dasar - Formulir-formulir yang merupakan dasar dari semua pencatatan. Contoh : Kwitansi, Order pembelian, faktur. 
19. Dropping Dana - Penyerahan sejumlah dana yang digunakan untuk keperluan operasional hotel.
20. External Reporting - Laporan accounting untuk pemegang saham, pemerintah dan lain-lain.
21. Exchange Rate - Rate yang ditetapkan pihak hotel untuk penukaran mata uang asing
22. Financial Accounting - Bidang akuntansi yang berhubungan dengan penyusunan laporan keuanagn secara berkala untuk memenuhi kebutuhan  pihak luar perusahaan ( kreditur, pemegang saham, calon investasi, pajak, dan orang-orang di luar managemen dan didalam perusahaan yaitu managemen sendiri.
23. Fair Share - Prosentase tamu yang diperoleh hptel dibanding kan dengan keseluruhan kamar yang dimiliki kompetitornya.
24. Front office Cashier  ( FOC ) - Bagian kantor depan hotel yang mengurus masalah pembayran oleh tamu hotel.
25. Food Revenue - Pendapatan bersih dari penjualan makanan di seluruh outlet.
26. General Cashier - Bagian accounting yang bertnaggung jawab terhadap keseluruhan proses penerimaan tunai & pembayarn dana-dana dan mengelola housebank.
27. General Account - Rekening bank yang menampung semua pendapatan yang diterima di hotel.
28. Gross Operation Profit ( GOP) - Laba sebelum biaya penyusutan, bunga dan pajak.
29. Guest Ledger - Daftar tagihan untuk tamu yang sifatnya masih menginap di hotel.
30. Guest Bill - Rekening / bill tamu, rekening yang harus dibayar untuk biaya sewa kamar & hidangan hotel.
31. General Account - Rekening bank yang menampung semua pendapatan yang diterima hotel.
32. Harga Pokok Penjualan - Perhitungan atas cost of Good Sold didapat dari persediaan awal ditambah pembelian dikurangi dengan persediaan akhir.
33. Income Audit - Bagian accounting yang bertanggung jawab mencatat semua revenue ke general ledger ( buku besar )
34. Internal Reporting to Manager - Laporan Accounting yang digunakan oleh Manager untuk membuat rencana pengawasan routine.
35. Iron Stock - Stock minimkum yang harus adadi gudang  untuk kelancaran opersional perusahaan.
36. Keuangan - Suatu aktivitas yang berkenaan dengan biaya yang umumnya dinyatakan dengan uang.
37. Managemen - Suatu aktivitas menggerakkan segenap orang dan fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerj  sama untuk mencapai tujuan tertentu.
38. Market List - Daftar permintaan embelian kebutuhan harian kitchen yang disusun oleh chef.
39. Market share - Kontribusi tamu yang berhasil diperoleh hotel dari pihak kompetitornya.
40. Minibar Revenue - Pendapatan bersih dari penjualan minibar di seluruh kamar.
41. Modal - Hak sipemakai atas harta perusahaan
42. Neraca Lajur - Angka-angka neraca awal dan mutasi selama masa pembukuan yang terdapat dalam ledger dijumlah dan dicatat yang disebut Neraca Percobaan.
43. Night Audit - Bertangung jawab untuk balancign pembayarn ( nerac apendapatan, menerima pembayaran pendapatan hotel  dan sumarize revenue report ( Rekapitulasi Laporan Pendapatan )
44. Operating  Account - Rekening bank untuk keperluan dana operasional hotel.
45. Over/ short - Kelebihan / kekurangan pembayaran.
46. Overbooking - Kelebihan pesanan, yaitu suatu keadaan yang menunjukkan jumlah pemesan lebih banyak dari pada jumlah kamar yang tersedia.
47. Paid Out - Pengeluaran uang House bank yang dilakukan Front Office untuk keperluan tamu ( misalnya untuk pembayaran taxi, becak ) dan akan masuk sebagai tagihan tamu.
48. Par Stock - Jumlah operating equipment ( khusus linen ) yang harus ada perusahaan untuk menjamin kelancaran operasioan.
49. Registration Card - Kartu daftar tamu yang terdaftar di suatu hotel.
50. Rack Rate - Tarif kamar yang berlaku di suatu hotel.
51. Replacement - Pencadangan / penggantian untuk barang-barang operating equipment ( linen, chinaware, glassware & Silverware ).
52. Refund - Pengembelian kelebihan uang tamu
53. Sales Coefisien - Besarnya prosentase Ratio total Revenue dibandingkan dengan besarnya pendapatan dari room departemen.
54. Signed - Tertanda atau ditandatangani.
55. Selisih Kurs - Selisih yang terjadi karena adanya perbedaan antara kurs pasar dengan kurs yang dicatat perusahaan
56. Service Charge - Ongkos pelayanan dikenakan atas jasa-jasa yang dinikati oelh tam,u selam tinggal di hotel /restaurant, sesuai dengan keputusan yang berlaku.
57. Room Revenue - Pendapatan bersih dari penjualan kamar.
58. Standing Order ( STO ) - Penarikan daa yang dilakukan oeh Divisi Dana ( Jakarta ) setiap bulannya.
59. Taxes - Pajak atau peraturan –peraturan.
60. Telephone  Charge - Biaya telepon yang dibebankan kepada tamu.
61. Operating Account - Rekening bank keperluan dana operasional hotel.
62. Other Revenue - Pendapatan bersih di luar penjualan Room, food & Baverage.
63. Void - Pembatalan atas transaksi yang sudah terjadi.

Penelusuran yang terkait dengan accounting perhotelan

• sistem pelaporan akuntansi hotel
• pengantar akuntansi perhotelan
• accounting hotel job description
• makalah akuntansi perhotelan
• jenis jenis penerimaan dan pengeluaran uang di hotel
• istilah akuntansi perhotelan
• ruang lingkup akuntansi perhotelan
• flowchart akuntansi hotel